Warnung vor Malware: Gehen Sie behutsam mit E-Mail-Anhängen um

So organisieren Sie Ihre KanzleiSeit ein paar Wochen mehren sich die Nachrichten zu bösartiger Software, die Tausende von Rechnern befallen und deren Eigentümer resp. Nutzer zu erpressen versuchen.

Dieser Trojaner nennt sich Locky, der gerade die halbe Welt in Atem zu halten scheint. Die gute Nachricht: Sie können sich vor Locky und Konsorten schützen. Und das am besten auf Basis Ihres gesunden Menschenverstands – und ein paar nützlichen Tipps.

Locky erpresst Geld von betroffenen Anwendern

Locky gehört zu den Ransomware-Schädlingen, die auch als Erpressungstrojaner oder Kryptotrojaner bezeichnet werden. Ihre Vorgehensweise ist recht simpel: Sobald der Trojaner auf einen PC gelangt, verschlüsselt er sämtliche Dateien, die er auf der PC-Festplatte und anderen verfügbaren Datenträgern findet. Dazu zählen auch an den Computer angeschlossene externe Festplatten und Netzlaufwerke. Sogar vor Cloud-basierten Laufwerken wie der Dropbox macht Locky nicht halt.

Sobald sämtliche Daten mithilfe des RSA AES-Algortithmus verschlüsselt wurden, wird der Benutzer aufgefordert, einen bestimmten Betrag an den Erpresser zu bezahlen, der zwischen 190 und 380 Euro liegt. Das BKA rät allerdings davon tunlichst ab, diese Erpressungsforderung zu bezahlen.

Locky tarnt sich als Office-Dokument

Das besonders Perfide an Locky (und an anderen Trojanern) ist seine Tarnung: Er schleicht sich bevorzugt via E-Mail als Word- oder Excel-Anhang auf den PC des Anwenders. Damit setzt der Hacker hinter Locky auf die Gutgläubigkeit vieler Menschen, die jeden Tag zahlreiche solcher Dokumente per E-Mail bekommen, also Rechnungen, Lieferscheine, etc. Daher lautet der wichtigste Ratschlag zur Abwehr von Locky: Seien Sie misstrauisch bei unbekannten E-Mails, die ein Anhängsel aufweisen. Derzeit sollten sogar E-Mails des BKA (Bundeskriminalamt) die Runde machen, die allerdings vom Locky-Hacker stammen.

Tägliche Datensicherung minimiert das Risiko, erpresst werden zu können

Der zweite nützliche Tipp: Nehmen Sie Ihre Datensicherung ernst. Denn wenn Sie von einem Trojaner wie Locky betroffen sein sollten, können Sie die infizierten Abschnitte auf Ihrer Festplatte löschen und mit dem gesicherten Datenbestand wiederherstellen. Dabei ist es äußerst wichtig, dass die Datensicherung regelmäßig (am besten täglich) und auf einem externen Datenträger erfolgt. Darauf hat Locky nämlich keine Zugriff.

Sorgen Sie für den richtige Anti-Viren-Schutz!

Neben diesen datentechnischen Sicherheitsmaßnahmen ist es auch wichtig, dass auf Ihren Rechnern eine Anti-Viren-Software installiert ist, die möglichst alle Schädlinge kennt und blockiert bzw. bereinigt, sollten Sie sich doch eines Tages infizieren.

Achten Sie dabei vor allem auf ein permanentes Aktualisieren der sogenannte Signaturen, die dafür sorgen, dass die Anti-Viren-Software auf dem neuesten Stand ist. Das gilt natürlich auch für Ihre PC-Systeme und die darauf installierte Software. Vor allem der Internetbrowser samt seines Flash Add-ons sollten Sie aktuell halten, da Locky auch über einen Webbrowser wie den Internet Explorer oder Firefox auf Ihren Rechnern gelangen kann.

Mit den richtigen Makroeinstellungen sorgen Sie für noch mehr Schutz

Wichtig ist darüber hinaus, dass Sie die Makroeinstellungen Ihrer Office-Programme wie Word und Excel überprüfen (lassen). Denn Locky kann nur dann sein zerstörerisches Potential entfalten, wenn die darin enthaltenen Makros aktiviert werden können. Die zugehörigen Methoden können innerhalb von Word und Excel abgeschaltet werden. Gerne dürfen Sie uns dazu anrufen.

Wichtiger Hinweis: Die Advoweb GmbH (die „Macher“ von Advoware) hat auf die Bedrohungslage reagiert und bietet eine digital signierte Word-Schnittstelle für die sichere Zusammenarbeit mit Advoware an. Diese kann per Mausklick auf Ihren Rechner geladen werden. Wie Sie das Ganze optimal einrichten, erfahren Sie im zugehörigen PDF-Dokument.

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Für eine noch zielgerichtetere Hilfe: Support von Hülskötter & Partner auf neuen und verbesserten Wegen

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Vielleicht kennen Sie das: Sie rufen bei einer Support-Hotline an – und landen zunächst in der Warteschleife. Dann scheint man Ihnen weiterhelfen zu wollen, doch erst einmal gilt es, mithilfe der richtigen Telefontasten den passenden Support-Mitarbeiter für Ihre Anfrage zu verifizieren. Und wenn Sie dann zu einem Hotline-Mitarbeiter durchgestellt werden, weiß der womöglich noch gar nichts von Ihrem Anliegen.

Hülskötter & Partner haben ihre Support-Abläufe optimiert

Sie merken es vielleicht: Das ist schon beim Lesen kein reines Vergnügen. Damit wir bei Hülskötter & Partner künftig unsere Kunden in Sachen Support-Anfragen noch besser als bisher unterstützen können, haben wir unsere internen Abläufe und Software-Werkzeuge überarbeitet und optimiert. Herausgekommen ist ein Weg, der Ihnen und uns helfen soll, Ihre Fragen schneller beantworten zu können:

1. Sie rufen wie bisher unsere Support-Hotline unter der Nummer 025 73-93 93 170 an. Hier greift sofort die erste Verbesserung: Anstatt direkt mit einem Support-Mitarbeiter verbunden zu werden, nimmt die neu geschaffene Support-Zentrale Ihren Anruf entgegen, notiert Ihr Anliegen sowie Ihre Kundendaten und weist Ihrem „Fall“ eine Ticketnummer zu.

2. Ihre Anfrage wird an unser neues, internes Computersystem übertragen, mit all den Informationen, die Sie uns mitgeteilt haben. Dort wird Ihr „Fall“ auf Basis eines ausgeklügelten Programms an den nächsten freien Support-Mitarbeiter weitergeleitet, der sich Ihren Sachverhalt genau ansieht und bereits an dieser Stelle gegebenenfalls mithilfe unserer Wissensdatenbank versucht, die passende Lösung für Sie zu finden.

3. Mit all Ihren Informationen und einer möglichen Lösung ruft Sie der Support-Mitarbeiter zurück und bespricht mit Ihnen sämtliche Schritte, die für das Beheben des missliebigen Umstands erforderlich sind. Normalerweise nimmt das nur wenige Minuten in Anspruch, und schon können Sie weiterarbeiten, da Ihre Frage/n beantwortet werden konnte/n. Und falls nicht, kümmern wir uns mit Hochdruck um eine zufrieden stellende Lösung.

Dieser neue, angepasste Ablauf soll und wird dazu führen, dass Sie nur noch einmal anrufen müssen und wir Ihr Anliegen schneller bearbeiten und lösen können. Das sorgt auf beiden Seiten für glückliche Gesichter.

Insider-Tipp: Falls Sie es noch schneller und unkomplizierter wünschen, reicht eine E-Mail an uns , und schon können wir uns Ihrer Sache annehmen. Wir melden uns dann baldmöglichst bei Ihnen zurück, im besten Fall bereits mit der passenden Antwort im Gepäck.  Hierzu benötigen wir folgende Daten von Ihnen:

Einen Ansprechpartner und dessen Telefonnummer samt Durchwahl, die installierte Advoware-Version sowie die betreffende Modulinfo und -Nummer, zusammen mit einer kurzen Problembeschreibung. Diese Informationen können Sie mithilfe der F12-Taste in Advoware abrufen (ohne der Problembeschreibung, versteht sich).

Per E-Mail oder Webseite kommen Sie noch schneller an Hilfe heran

Diese Vorgehensweise funktioniert übrigens auch mithilfe unserer Support-Webseite, auf der Sie Ihr Anliegen eintragen und uns zuschicken können. Wir melden uns dann bei Ihnen. Versprochen!

Hinweis: Dieses neu geschaffene Ticketing-System, das die Anfragen unserer Kunden registriert und verwaltet, hat übrigens einen tollen Nebeneffekt: Damit werden wir im Laufe der Zeit eine umfangreiche Liste mit den häufigsten Fragen und den dazu passenden Antworten erstellen können. Diese „FAQ“ (Frequent Answers & Questions) werden wir redaktionell betreuen und unseren Kunden kostenfrei zur Verfügung stellen. Damit lassen sich häufig wiederkehrende Fragen künftig per Mausklick beantworten.

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Lernen Sie die Zukunft der Anwaltsbranche kennen! Am 24. Februar 2016 bei Hülskötter & Partner

Die Digitalisierung der Anwaltskanzleien schreitet unaufhaltsam voran, und wer sich daran nicht beteiligt, verweigert sich der Zukunft!

Event am 26. Feburar 2016 bei Hülskötter & Partner in NordwaldeDieses (sinngemäße) Zitat stammt von Ekkehart Schäfer, seines Zeichens BRAK-Präsident, und wir von Hülskötter & Partner können Herrn Schäfer nur zustimmen. Denn nur wer die Zeichen der Zeit erkennt und seine Kanzlei fit macht für bevorstehende Aufgaben wie beA, ERV und Co. kann auf Dauer konkurrenzfähig bleiben.

Da wir Sie in diesem Bestreben so gut wie möglich unterstützen möchten, laden wir Sie am 24. Februar 2016 herzlich zu einer Informationsveranstaltung in unsere Musterkanzlei in Nordwalde bei Münster ein. Dort werden Sie von unseren neuen und bestehenden Kooperationspartnern hören, wie wir Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Kanzlei helfen können.

Deutsche Post, edicted und Co. – so sehen wir die Zukunft von Anwälten

Dazu gehören unter anderem die Deutschen Post AG, die edicted GmbH, die Advoliga GmbH, die Advozon Kanzlei Konzept, etc. Damit Sie sich besser vorstellen können, was am 24. Februar alles auf Sie zukommt, folgt hier ein kleiner Ausschnitt der Agenda, die Sie sich komplett per Mausklick ansehen können:

In Zusammenarbeit mit der Deutschen Post hat die Advoweb GmbH ihrer Kanzleisoftware Advoware eine Schnittstelle zum ePost-Service spendiert. Damit können Sie und Ihre Mitarbeiter künftig sehr komfortabel und rechtssicher Ihre gesamte Korrespondenz mithilfe der Deutschen Post versenden und empfangen – und das vollkommen digital.

In Verbindung mit Advoscan Plus, unserem Zusatzprogramm für Advoware für die digitale Erfassung der Eingangspost, wird daraus ein perfektes Gespann. Damit entlasten Sie nicht nur Ihr Sekretariat, sondern können noch ganz nebenbei Ihre Portokosten um bis zu 25 Prozent senken. Als besonderen Service registrieren Sie die anwesenden Kollegen der Deutschen Post für E-POST direkt auf unserer Veranstaltung. Das spart den Weg zum Postamt!

„Legal Outsourcing“ ist das Gebot der digitalen Stunde!

Toll ist aber auch, was die Kollegen von der edicted GmbH zeigen werden. Denn mithilfe ihrer Dienstleistungen können Anwälte bestimmte Arbeiten, die täglich auf die Kanzlei zukommen, ganz bequem delegieren. „Legal Outsourcing“ ist dabei das Zauberwort. Damit lassen sich Recherchearbeiten an edicted übertragen oder Sie lassen ein Gutachten extern schreiben und vieles mehr. Marco Klock von edicted steht Ihnen für die Beantwortung Ihrer Fragen kompetent zur Verfügung.

Die Advoliga bringt Mandanten und Anwälte zusammen – ganz exklusiv

Neben der Digitalisierung der Anwaltsbranche kommt auch das Thema Mandatsakquise nicht zu kurz. So werden wir ein gut gehütetes Geheimnis lüften und Ihnen die Advoliga präsentieren. Mit diesem Kanzleinetzwerk wollen wir Mandanten bei der Suche nach dem geeigneten Anwalt helfen, der wiederum ganz exklusiv in seinem Gerichtsbezirk Zugriff auf diese Mandanten erhält.

Und weil wir hohe Ansprüche an Rechtsanwälte haben, die Mitglied der Advoliga werden möchten, gehört zu den Zulassungsvoraussetzungen ein QM-Zertifikat, das die Kanzlei vorweisen muss. Daher haben wir die Advozon Kanzlei Konzept gleich mit eingeladen. Dann können Sie Ihre Fragen zu Matrix, Qualitätsmanagement und Co. auch an der richtigen Stelle los werden.

Ihre digitale Zukunft beginnt am 24. Februar bei Hülskötter & Partner

Sie sehen also, es gibt viele gute Gründe, den Weg nach Nordwalde bei Münster auf sich zu nehmen und dem Halbtages-Event von Hülskötter & Partner beizuwohnen. Halbtages-Event, werden Sie sich jetzt vielleicht fragen? Nun, da wir wissen, wie kostbar und knapp die Zeit vieler Anwälte bemessen ist, haben wir den Tag in zwei Hälften getrennt. Damit kommt die erste Gruppe von 10 bis 15 Uhr in den Genuss unserer Expertenrunde, die zweite Gruppe ist dann von 15 bis 18 Uhr an der Reihe. Das sind fünf Stunden, die Ihnen die Digitalisierung Ihrer Kanzlei wert sein sollten.

Am besten, Sie registrieren sich noch heute (auf „Jetzt anmelden“ klicken). Wir freuen uns auf Sie!

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BRAK-Präsident: „Dem beA können und werden sich Anwälte nicht verweigern!“ [UPD]

beA-Logo

Update 30.11.16: Die BRAK hat endgültig für sämtliche registrierten Anwälte und Anwältinnen das beA-System veröffentlicht. Alle wichtigen Infos hierzu finden Sie in unserem zugehörigen Blogbeitrag.

Update: Mittlerweile steht der neue Termin für die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) fest, nämlich der 29.9.2016!

Auf dem Blog der ABC AnwaltsBeratung Cosack habe ich ein sehr interessantes Interview gefunden, das die Betreiberin der Seite, Ilona Cosack, mit dem Präsidenten der BRAK, RA Ekkehart Schäfer, zum Thema besonderes elektronisches Anwaltspostfach geführt hat.

Tenor des Gesprächs: Das beA kommt früher oder später, und am besten sollten sich Anwälte und Juristen damit so früh wie möglich auseinander setzen.

„Sich dem beA verweigern hieße, sich der Zukunft verweigern“

Auf die etwas provokante Frage, was denn gegen eine mögliche Verweigerungshaltung seitens der deutschen Anwaltschaft zum Thema beA zu tun sei, hat der Präsident der BRAK eine klare Antwort parat. Zum einen sieht er einer möglichen konträren Haltung gelassen entgegen, schließlich basiert das Ganze auf einer gesetzlichen Grundlage. Und zum anderen, und das ist der viel wesentlichere Aspekt, kann es nicht vernünftig sein, sich dem Projekt beA zu verweigern, da man sich in diesem Fall einer künftigen Entwicklung gegenüber verschließt.

„Einfache Bedienung und Sicherheit stehen ganz oben auf der beA-Agenda“

Aber auch das Thema einfache Bedienung und Sicherheit des beA spricht Ilona Cosack in ihrem Gespräch mit Schäfer an, ob sich denn beides realisiere ließen. Auch an diesem Punkt ist die Aussage des Präsidenten der BRAK ganz eindeutig: Gerade die Verschiebung des Starttermins des beA belege, dass der BRAK die Sicherheit und auch die einfache Bedienung sehr am Herzen liegt und man sich aus diesem Grund für einen verspäteten Zeitpunkt der beA-Einführung entschieden hat.

„Machen Sie sich schon heute für das beA fit“

Richtig interessant wird es auch gegen Ende des Interviews. Da will Frau Cosack nochmal genau wissen, was Anwälte und Juristen bis zum Start des beA tun sollten. Hier rät Ekkehart Schäfer weitest gehend genau zu den Maßnahmen, die wir unseren Kunden in Sachen Digitale Kanzlei empfehlen: die technische Ausstattung sollte zum beA passen, damit in Zukunft die notwendigen digitalen Workflows problemlos möglich sind. Darüber hinaus sollte man sich als Kanzlei-Inhaber schon heute um die erforderliche Rechtevergabe kümmern. Damit alle Beteiligten im Rahmen des Elektronischen Rechtsverkehrs genau das tun dürfen und können, was für ein funktionierendes beA nötig ist.

Das komplette Interview mit Ekkehart Schäfer finden Sie auf dem Blog von Ilona Cosack. Weitere Informationen zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach gibt es hier auf dem Advoblog.

 

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Neue Webinar-Reihe zum Thema Datenschutz beginnt [Upd]

Die neue Datenschutz-Weinar-Reihe beginntDas Thema Datenschutz steht angesichts der fortschreitenden Digitalisierung auch innerhalb der Anwaltsbranche immer mehr im Fokus.

Daher bieten Hülskötter & Partner für die Matrixkunden der advozon Kanzlei Konzept, die sich gerade zertifizieren lassen und dies bereits getan haben, bereits zum vierten Mal eine vollständige Seminarreihe zum Thema Datenschutz in Anwaltskanzleien an. Das ist insbesondere für QM-zertifizierte Kunden immer wichtiger, da mit der Einführung der ISO-Norm DIN EN 9001:2015 das Thema Datenschutz eine noch wichtigere Rolle einnimmt.

Die ersten zwei Webinare finden am 25. Januar und 1. Februar 2016 jeweils um 10:00 Uhr statt und bieten folgende Inhalte:

Montag, 25.1.2016: Einführung in den Datenschutz, die sich mit den datenschutzrechtlichen Grundlagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) auseinander setzt. Dabei gehen Sicherheitsexperte Olaf Tenti von der GDI mbH und sein Team, das die Webinare durchführt, auf die Frage näher ein, was Datenschutz für Anwaltskanzleien genau bedeutet. Dabei kommen anschauliche Fälle zur Anwendung, die praxisorientiert zeigen sollen, wie datenschutzrechtliche Aspekte innerhalb des Kanzleialltags umgesetzt werden können.

Montag, 1.2.2016: Technische Risiken, mit denen man in Kanzleien regelmäßig konfrontiert wird. Dabei werden zahlreiche Fragen beantwortet, welche Motive Hacker zum Beispiel verfolgen und wie es um deren kriminelle Energie bestellt ist . Darüber hinaus spricht der zuständige Dozent über die potenziellen Gefahren, denen sich Anwälte ausgesetzt sehen. Dazu gehören unter anderem der Identitätendiebstahl, Malware, Spammer und weitere Betrugsszenarien.

Update: Aufgrund möglicher Karnevalsaktivitäten in ganz Deutschland verschieben sich die Datenschutz-Onlineseminare vom 8. Februar auf den 15. Februar 2016. Beide Kurse finden wie ursprünglich geplant jeweils um 10:00 Uhr (Teil 13 der „alten“ Seminarreihe) und 11:15 (Teil 3 der aktuellen Seminarreihe) statt. Zudem sehen die Inhalte zu den Kursen „Gesetze I“, „Gesetze II“ und „Bestandsaufnahme“ wie folgt aus:

„Gesetze I“: In diesem Onlineseminare wird das Bundesdatenschutzgesetzt detailliert betrachtet. Dazu gehören Aspekte wie der Anwendungsbereich des BDSG, dessen Definitionen und Begriffsbestimmungen, die Zulässigkeit von Datenerhebungen, die Rechte von Betroffenen und einiges mehr. Aber auch die Bestellung eines internen bzw. externen Datenschutzbeauftragten wird näher beleuchtet und was bei der  Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten alles zu berücksichtigen ist.

„Gesetze II:“ Im zweiten Teil des Kursschwerpunkts „Gesetze“ befasst sich der Dozent der durchführenden GDI mbH unter anderem mit den BDSG-Sondervorschriften, dem Telemediengesetz (§5), der Anbieterkennzeichnung von Inhalten, dem Arbeitnehmerdatenschutz und der Schweigepflicht. Zudem werden die aktuellen Themen Vorratsdatenspeicherung und die Europäische Datenschutzverordnung zur Sprache kommen.

„Bestandsaufnahme:“ Der Onlinekurs „Bestandsaufnahme“ stellt zahlreiche Fragen, die allesamt damit zu tun haben, wie die Bestandsaufnahme innerhalb eines Unternehmens vonstatten gehen sollte. Hierzu hat der Dozent dieses Seminars einen Rundgang vorbereitet,  bei dem er die Teilnehmer anhand von Fotobeispielen durch ein fiktives Unternehmen führt und dabei die Besonderheiten einer Bestandsaufnahme aufzeigt.

Die weiteren Termine sehen wie folgt aus:

  • 15. Februar: Gesetze I (Achtung: Dieses Webinar beginnt erst um 11:15 Uhr)
  • 22. Februar: Gesetze II
  • 29. Februar: Bestandsaufnahme
  • 4. April: Der technisch-organisatorische Datenschutz
  • 18. April: Notwendige Maßnahmen des effektiven Datenschutzes
  • 2. Mai: Erstellen notwendiger Dokumentationen (Verfahrensverzeichnis)
  • 23. Mai: Vorabkontrolle und Videoüberwachung
  • 6. Juni: Datenschutz im Arbeitsverhältnis/Zusammenfassung und Ergänzung der bisherigen Inhalte

Die weitere genauen Inhalte werden wir zu einem späteren Zeitpunkt innerhalb dieses Beitrags bekannt geben.

Darüber hinaus finden zwei Präsenztermine im Seminarzentrum von Hülskötter & Partner in Nordwalde statt. Das betrifft zum einen die Zwischenprüfung, die unsere Teilnehmer am Montag, 21. März 2016 ablegen. Und am 13. Juni 2016 finden sich alle Datenschutz-Kursteilnehmer erneut in Nordwalde ein, um die Abschlussprüfung zu absolvieren.

Die Anmeldung erfolgt wie gewohnt mithilfe der Advozon Comfortcard-Nummer, mit der Sie sich in unsere Onlineakademie einwählen und die Kurse belegen können, indem Sie zunächst auf den kleinen Pfeil vor dem Eintrag „Kurse“ und anschließend auf den Link „Datenschutz Reihe 4 – Start 25. Januar 2016“ klicken. Dort erhalten Sie auch zusätzliche Informationen zu den Inhalten.

Falls Sie weitere Fragen zu unserer Datenschutz-Webinarreihe haben, dürfen Sie uns gerne unter der Telefonnummer 02573-9393-170 anrufen oder uns an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben.

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Rückblende: Das war das Jahr 2015 auf dem Advoblog

logo_huelskoetter Kopie 400Das Jahr 2015 geht zur Neige, daher ist es an der Zeit, zurückzublicken. Aber keine Sorge, Sie müssen sich nicht durch Tonnen von Informationen wühlen. Schließlich wissen wir ja, dass bis zum Jahreswechsel noch allerlei Arbeit ansteht. Also los geht’s.

Der Januar stand ganz im Zeichen des neuen IT-Service namens Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen. Die wesentliche Idee dahinter ist ganz simpel: Sie transferieren Ihren Kanzleiserver mit unserer Hilfe in ein hochsicheren Rechenzentrum,  und wir kümmern uns künftig um den Rest. Also nie wieder Updates einspielen, keine Sorgen mehr wegen möglicher Schadsoftware und die Verschlüsselung der E-Mail ist auch mit dabei.

Der Februar kannte vor allem ein Thema: Advoware 4. Mit dieser komplett überarbeiteten Version der Kanzleisoftware stehen unseren Kunden zahlreiche Funktionen zur Verfügung, sowohl neue als auch vollständig überarbeitete. Klar, dass wir es genauer wissen wollten und einen der Macher hinter Advoware zu Wort kommen ließen.

Im März (und im Februar) kamen neue Mitarbeiter an Bord, um uns bei der Bewältigung der Arbeit zu unterstützen. Und da wir immer genau wissen wollen, wie der Mensch hinter der neuen Kollegin oder dem neuen Kollegen aussieht, haben wir unter anderem mit Dilan Durmus ein Interviews geführt.

Den April könnten man als beA und ERV-Monat bezeichnet. Zwar stand da noch nicht fest, dass der elektronische Rechtsverkehr mithilfe des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs doch nicht zum 1.1.2016 startet, die Informationen dazu sind allerdings bis auf den Zeitplan allesamt noch gültig.

Der Mai förderte Neues in Sachen Digitalisierung und Advozon Kanzlei-IT zutage. Denn mit dem neuen Zusatztool Advoscan PLUS lässt sich die Eingangspost besser und effizienter und vor allem verständig digital erfassen und zuordnen. Und das am einfachsten mithilfe der Firma Konica Minolta, mit denen wir zu diesem Zweck eine Partnerschaft eingegangen sind.

Im Juni sind wir einer Tugend nachgegangen, die da lautet: „Tu Gutes und sprich darüber“. Und so sprachen bzw. bloggten wir darüber, dass Hülskötter & Partner digitalisierte Anwaltskanzleien ermöglichen und dass wir das Thema Sicherheit sehr ernst nehmen.

Der Juli stand einerseits im Zeichen der Matrixzertifizierung, die unser Partner advozon Kanzlei Konzept durchführt und präsentierten andererseits diverse Ratgeber zu den Themen Advoware, Kanzleimarketing und Sicherheit.

Der August war traditionell eher ruhig, was sich auch auf dem Blog widerspiegelte. So kündigten wir ein Advoware-Tagesseminar für Azubis und eine Cash-Back-Aktion mit Philips an. Beides ist allerdings schon nicht mehr gültig.

Im September präsentierten wir unsere vollständig neu gestaltete Internetpräsenz, auf der Sie sich noch besser zurecht finden sollen. Dort haben wir beispielsweise alle aktuellen Kanzlei-Lösungen von Hülskötter & Partner zusammengefast und bieten zudem die Möglichkeit, bestimmte Dienstleistungen und Produkte direkt per Onlineformular zu bestellen.

Während des Oktobers widmeten wir uns erneut dem Thema beA und ERV. So haben wir einen vollständigen Ratgeber zum Download bereitgestellt, haben gezeigt, wie wir Sie fit für das beA-Zeitalter machen können und haben die technischen Voraussetzungen für das beA aufgezeigt. Und was das beA mit einem Server-Umzug zu tun hat, lernen Sie auf dem Advoblog ebenfalls.

Der November war so vollgepackt mit Arbeit, dass wir nichts gebloggt haben. Die Gründe hierfür werden Sie ab Anfang des nächsten Jahres allesamt zu Gesicht gekommen.

Der Dezember hatte die Verschiebung des beA-Starts sowie den die erste Video-Referenzgeschichte in Sachen Rechenzentrum für Juristen zum Thema. Und klar, dass der Advoware-Jahreswechsel ebenfalls zur Sprache kam.

Dann bleibt uns nur noch, Ihnen ein friedliches Weihnachtsfest und einen guten Start ins neue Jahr zu wünschen. Freuen Sie sich schon heute auf 2016, denn da werden Hülskötter & Partner 30 Jahre alt. Und was das bedeutet, können Sie sich ja denken.

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Advoware: darauf sollten Sie beim Jahreswechsel achten

Der Jahreswechsel gelingt mit dem Advoware-Assistenten mühelosIn knapp zwei Wochen steht wieder einmal Jahreswechsel an, der zahlreiche Veränderungen mit sich bringt, auch in Advoware.

Damit Sie genau wissen, worauf Sie bei der Umstellung von 2015 auf 2016 achten sollten, haben wir für Sie die nachfolgende Liste zusammengestellt. Am Ende des Beitrags haben wir ein PDF-Dokument verlinkt, das alle wichtigen Dinge etwas ausführlicher darstellt.

Wir erleichtern Ihnen den Jahreswechsel in Advoware, und zwar mithilfe des zugehörigen Assistenten, den Sie unter “? | Assistent zur Jahresumstellung” finden. Starten Sie diesen aber auf keinen Fall vor dem 1. Januar 2016!

Folgende Merkmale von Adovoware lassen sich damit umstellen bzw. anpassen:

  • Aktennummern: Dabei entscheiden Sie, ob die laufende Aktennummer wieder mit „1“ beginnen oder an die letzte Nummer des Jahres 2015 anschließen soll.
  • Ablagenummern: Hier müssen Sie die laufende Aktennummer pro Jahr selbst anpassen. Dies gilt auch für die Ablagenummern Ihrer Notariatsakten.
  • Rechnungsnummern: Analog zu den Anlagenummern erfolgt auch hier keine automatische Anpassung.
  • Speicherorte: Hier können Sie festlegen, ob alle Textdokumente in einem einzigen Ordner gespeichert werden sollen, oder ob jeder Mitarbeiter seinen eigenen Ordner erhalten soll.
  • Jahresabschluss: Dieser erfolgt nahezu automatisch in Advoware. Starten Sie ihn einfach über das Menü „Finanzbuchhaltung | Abschluss | Einnahme- Überschuss-Rechnung | Jahresabschluss“.

Außerdem möchten wir Sie auf die steuerlichen Aufbewahrungsfristen hinweisen, die ebenfalls vom Assistenten berücksichtigt werden. Diese lassen sich mithilfe des Aktenregisters relativ einfach überprüfen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie im Explorerbaum der Aktenverwaltung mit einem Doppelklick die „Datenbankabfragen“ (Tastenkombination Strg + D).

2. Wählen Sie die Kategorie „Akten“ und die Bezeichnung „Prozessregister (abgelegte Akten)“.

3. Mithilfe des passenden Modus‘ bestimmen Sie, ob nur abgelegte, aktive oder alle Akten berücksichtigt werden sollen.

4. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und aktualisieren Sie das Fenster per Mausklick auf den gelben Blitz.

5. Darüber hinaus können Sie die Abfrage auch nach Sachbearbeiter und/oder Referat starten.

Jahreswechsel Advoware - Verjährungsfristen

Für alle weiteren Details laden Sie bitte unsere Jahresumstellungsliste (PDF) per Mausklick auf Ihren Rechner und führen Sie am Jahresanfang die Schritte wie beschrieben aus.

Oder Sie sehen sich das folgende Video an, das wir für Sie vorbereitet haben. Darin bekommen Sie alles Wissenswerte zur Jahresumstellung von Advoware in 4 Minuten präsentiert.

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[Video] RAe Goebel und Partner aus München über Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen

Die Kanzlei Goebel und Partner Rechtsanwälte aus München zählt zu den ersten Kunden der noch recht jungen IT-Dienstleistung Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen. Auf dem Advoblog haben wir hierzu schon zahlreiche Beiträge verfasst, die die Vorzüge dieser Server-Auslagerung in eine abhörsicheres Rechenzentrum unseres Kooperationspartners ausführlich beleuchten. Die Internetverweise dazu finden Sie am Ende des Beitrags.

Falls Sie es ein wenig kompakter haben wollen als die hier feilgebotene Lektüre, können Sie während der nächsten knapp fünf Minuten Jens Goebel von Goebel und Partner dabei zuhören und -sehen, warum sich seine Anwaltskanzlei für Advozon Kanzlei-IT entschieden hat, warum der Umzug ins Rechenzentrum geräuschlos vonstatten ging und was er an diesem IT-Service ganz besonders bemerkenswert findet.

Na dann: Film ab!

 

Weitere Informationen zum Thema Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen

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Das besondere elektronische Anwaltspostfach kommt später!

Geht man dieser Tage auf die beA-Webseite der Bundesrechtsanwaltskammer, bekommt man folgenden Hinweis zu sehen:

Die BRAK sagt beA kommt später

Damit hat sich leider bewahrheitet, was internen Quellen zufolge schon länger fest stand: Die BRAK kann und wird den in Aussicht gestellten Termin zum 1. Januar 2016 in Sachen beA-Einführung nicht einhalten. Der eigens hierfür verfassten Pressemeldung zufolge ist die noch nicht zufrieden stellende Benutzerfreundlichkeit des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs für die Verzögerung verantwortlich. Oder wie es BRAK-Präsident Ekkehart Schäfer sagt:

Die BRAK hat vor zwei Jahren den gesetzlichen Auftrag übernommen, für die gesamte Anwaltschaft in der Bundesrepublik eine sichere Kommunikationsplattform zu entwickeln. Uns war von vornherein bewusst, dass der Zeitplan sehr ambitioniert war. Das gilt insbesondere auch deshalb, weil wir uns das Ziel gesetzt haben, dass dieses System nicht nur besonders sicher sein muss, sondern sich auch bestmöglich in die anwaltlichen Arbeitsabläufe integrieren soll. Uns ist die Entscheidung, den Start des beA zu verschieben, nicht leicht gefallen, wir haben aber eine besondere Verantwortung gegenüber den Kolleginnen und Kollegen, das beA erst dann zur Verfügung zu stellen, wenn wir sicher sind, dass alle Funktionalitäten verlässlich den Nutzern zur Verfügung stehen.

Doch was beutetet das für Sie als Anwalt und worauf müssen Sie sich in nächster Zeit bei der Kommunikation mit den Gerichten und Behörden einstellen?

Die Verschiebung des beA-Starttermins bedeutet nicht die Abkehr von der Digitalisierung

Nun, zunächst einmal bedeutet die vorläufige Absage der beA-Einführung nicht, dass die elektronische Kommunikation mit den Justizbehörden vom Tisch ist. Im Gegenteil, die BRAK wird gemeinsam mit der für die Realisierung des beA beauftragten Firma Atos alles daran setzen, das besondere elektronische Anwaltspostfach allen in Deutschland eingetragenen Anwälten und Anwältinnen zugänglich zu machen. Der endgültige Termin hierfür steht nur noch nicht fest.

Was die Verschiebung des beA-Starttermins allerdings nicht bedeutet ist die Tatsache, dass Sie sich nicht mehr mit der Digitalisierung Ihrer Kanzleiabläufe- und -kommunikation beschäftigen müssen. Denn das beA wird kommen – so oder so. Beim Umstieg auf die elektronischen Abläufe können Sie sich zwar ein bisschen mehr Zeit lassen, was aber nicht bedeutet, die digitale Kommunikation Ihrer Kanzlei auf der Agenda wieder ganz nach hinten zu schieben.

Alle Infos zum beA finden Sie auf dem Advoblog

Um Ihnen das Thema ein wenig bekannter zu machen, haben wir bereits zahlreiche Beiträge auf dem Advoblog veröffentlicht, die Sie in der folgenden Linkliste zum Nachlesen finden. Und falls Sie noch mehr wissen wollen zum Thema beA und Digitalisierung, dürfen Sie uns gerne unter der Telefonnummer 025 73-93 930 anrufen oder uns an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben.

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Die QM-Matrixzertifizierung der aKK ist „High Quality“

QM-Zertifikatssiegel gemäß DIN-Norm EN ISO 9001Die Matrixzertifizierung der advozon Kanzlei Konzept (aKK) geht Anfang nächsten Jahres in die vierte Runde. Sprich seit fast drei Jahren beraten und begleiten die QM-Experten der aKK Anwaltskanzleien auf ihrem Weg zu einer erfolgreichen QM-Zertifizierung durch den TÜV.

In dieser Zeit haben die Fachleute der aKK Abläufe verfeinert, Handbücher verbessert, die gesamte Struktur an die gerade verabschiedete Aktualisierung der DIN-Norm ISO 9001:2015 angepasst und vieles mehr. Daher kann die advozon Kanzlei Konzept mit Fug und Recht behaupten, eine Matrixzertifizierung anbieten zu können, die den höchsten Qualitätsansprüchen gerecht wird. Doch was bedeutet das im Einzelnen für die Kunden der aKK?

Nun, die Konsequenzen sind vielfältig, daher seien an dieser Stelle nur die wichtigsten Argumente „pro Matrix“ der aKK genannt. Die Matrixzertifizierung setzt auf High Quality, …

… weil die Experten der aKK das Qualitätsmanagementhandbuch für jede Anwaltskanzlei komplett schreiben. Damit kann die teilnehmende Kanzlei zu 100 Prozent sicher sein, dass die erforderlichen Dokumente so verfasst sind, wie diese vom TÜV verlangt werden. Dazu gehört vor allem die genaue Definition der einzelnen Arbeitsschritte, die innerhalb eines Kanzleialltags durchgeführt werden. Das sorgt für klare Zuständigkeiten, für klare Regelungen und hilft allen Beteiligten: den Mitarbeitern, den Mandaten und damit auch der Kanzlei.

… weil die teilnehmenden Kanzleien während des Zertifizierungszeitraums von den Experten der advozon Kanzlei Konzept persönlich beraten werden. Das sorgt zum einen für ein exzellentes Vertrauensverhältnis zwischen Kanzlei und aKK und stellt andererseits sicher, dass mögliche Fragen und Unklarheiten individuell beantwortet und behoben werden können.

… weil individuelle Abläufe der Kanzlei in das vorhandene QM-System integriert werden. Dabei spielt es keine Rolle, welche Kanzleisoftware dort zum Einsatz kommt. Wichtig ist nur, dass alle Beteiligten der Kanzlei möglichst schnell, komfortabel und störungsfrei auf die Handbücher und Prozessbeschreibungen Zugriff haben. Das hilft bei den täglichen Arbeiten und Abläufen enorm.

… weil in die Arbeitsprozesse der QM-Matrix 30 Jahre Erfahrung in der Kanzleiorganisation im juristischen Markt eingeflossen sind. Denn solange beschäftigen sich die Experten der advozon Kanzlei Konzept gemeinsam mit Hülskötter & Partner als Vertriebspartner mit der Unterstützung von Anwälten und Kanzleien bei ihrer täglichen Arbeit.

… weil in den günstigen Gebühren für die Matrixzertifizierung die Mitarbeiterausbildung im Qualitätsmanagementbereich schon enthalten ist. Gleichzeitig bildet die aKK ihre Kunden in den immer wichtiger werdenden Segmenten Datenschutz und IT-Sicherheit aus. Ein weiterer Mehrwert, den matrixzertifizierte Anwaltskanzleien geltend machen können.

… weil jedes Matrixmitglied ein von Profis entwickeltes, umfassendes Starterpaket für das eigene Kanzleimarketing automatisch zur Verfügung gestellt bekommt. Damit lässt sich nicht nur das eigene Wissen rund um das Onlinemarketing vertiefen, sondern es stehen gleichzeitig diverse Vorlagen zur Verfügung, mit denen Mandanten, Behörden, Geschäftspartner und die Presse vom Erwerb des TÜV-Siegels gemäß DIN EN ISO 9001 informiert werden können.

… weil die Qualität der aKK’schen Matrixzertifizierung so überzeugend ist, dass ein namhafter deutscher Versicherer den Matrixmitgliedern in Sachen Vermögensschadenshaftpflichtversicherung deutlich günstigere Konditionen anbietet.

Überzeugt? Dann rufen Sie uns am besten heute noch unter 025 73-93 93-0 an und besprechen mit uns Ihren persönlichen Zugang in die Matrix.

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Was das beA mit einem Server-Umzug zu tun hat [Upd III]

Update 30.11.16: Die BRAK hat endgültig für sämtliche registrierten Anwälte und Anwältinnen das beA-System veröffentlicht. Alle wichtigen Infos hierzu finden Sie in unserem zugehörigen Blogbeitrag.

beA-Logo

Update II: Mittlerweile steht der neue Termin für die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) fest, nämlich der 29.9.2016!

Update I: Die BRAK hat die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs bis auf weiteres verschoben. Im zugehörigen Beitrag erfahren Sie, was das für Sie bedeutet.

Das Thema beA lässt uns (und damit auch Sie) gerade nicht los. Zu viele Details und Informationen gilt es aufzudecken, zu klären, verständlich zu machen.

Das wollen Hülskötter & Partner einerseits schaffen mit ihrem großen beA-Ratgeber, den Sie nach kurzer Registrierung auf Ihren PC oder Ihr Tablet laden können.

Dazu gehört aber auch der kostenfreie beA-Check, den wir unseren Kunden, aber auch anderen beA-Interessierten anbieten. Hierbei überprüfen wir die Hardware- und Software-Ausstattung einer Anwaltskanzlei und erstellen anschließend einen genauen Plan, wie wir es gemeinsam schaffen können, die Kanzlei-IT vollumfänglich beA-tauglich zu machen.

Advozon Kanzlei-IT hilft beim Einstieg in das beA-Zeitalter

Für alle, die sich mit der Behebung der möglichen Schwachstellen, die während des beA-Checks herauskommen können, erst gar nicht befassen wollen, haben wir den ultimativen Tipp parat: Verlegen Sie den Rechner, auf dem das besondere elektronischen Anwaltspostfach (beA) zur Anwendung kommen soll, einfach in ein hochsicheres Rechenzentrum. Und das mithilfe einer Dienstleistung von Hülskötter & Partner: Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen.

Das bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Zum einen können Sie sicher sein, dass Sie die allermeisten Punkte des beA-Anforderungskatalogs durch den Umzug ins Rechenzentrum automatisch erfüllen. Dazu gehört unter anderem eine sichere Antiviren-Software, regelmäßige Updates ihrer Anwendungssoftware, tägliche Daten-Backupsverschlüsselte E-Mail-Nachrichten und mehr.

Darüber hinaus ermöglichen wir Ihnen auf Basis des Rechenzentrumsvertrags den schnellen und kostengünstigen Einstieg in die QM-Zertifizierung, um die sich unsere Tochtergesellschaft advozon Kanzlei Konzept kümmert. Die Experten der aKK sorgen nämlich dafür, dass Ihre Kanzleiorganisation den Anforderungen des störungsfreien Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) entspricht.

Advoware unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Kanzleiabläufe

Apropos ERV: Im Zuge der Digitalisierung des Datenaustauschs zwischen Anwälten und Justizbehörden mithilfe des beA kommt es immer mehr darauf an, dass Sie Abschied nehmen von Papierakten und ähnlichen „analogen“ Dokumenten.

Um Sie dabei bestmöglich unterstützen zu können, bieten Hülskötter & Partner mit der Kanzleisoftware Advoware das perfekte Werkzeug dafür. Denn mit Funktionen wie Advoscan (Plus), Advovoice und anderen Tools gelingt der Umstieg von der analogen auf die digitale Kanzlei. Advoware ist ebenfalls Bestandteil der Advozon Kanzlei-IT.

Falls Sie mehr wissen wollen, wie Sie Hülskötter & Partner in Sachen beA, Advozon Kanzlei-IT und mehr beraten und unterstützen können, dürfen Sie uns gerne unter 025 73 – 93 93-0 anrufen.

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Telefonischer beA-Check von und mit Hülskötter & Partner [UPD]

beA-Check

Update 30.11.16: Die BRAK hat endgültig für sämtliche registrierten Anwälte und Anwältinnen das beA-System veröffentlicht. Alle wichtigen Infos hierzu finden Sie in unserem zugehörigen Blogbeitrag.

Update II: Mittlerweile steht der neue Termin für die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) fest, nämlich der 29.9.2016!

Update I: Die BRAK hat die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs bis auf weiteres verschoben. Im zugehörigen Beitrag erfahren Sie, was das für Sie bedeutet.

Erst kürzlich haben wir einen Newsletter an unsere Kunden verschickt, in dem ein neuer Service erwähnt ist, den wir beA-Check nennen.

Dieses kostenfreie Angebot führen wir bei Anwaltskanzleien durch, die ihre IT-Infrastruktur mithilfe unserer Mitarbeiter überprüfen lassen wollen. Genauer gesagt: Damit können wir und Sie feststellen, ob sämtliche Rechner, die zugehörige Software und weitere Hardware-Geräte Ihrer Kanzlei für das digitale Zeitalter gerüstet sind.

Das Praktische daran: Sie öffnen die zugehörige Webseite und vereinbaren einen kostenfreien Telefontermin mit uns. Anschließend bekommen Sie Informationen rund um das Thema beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) und ERV (Elektronischer Rechtsverkehr) zugeschickt. Damit Sie wissen, warum wir das alles machen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Hardware- und Software-Komponenten unsere Mitarbeiter während des telefonischen beA-Checks überprüfen. Damit wissen Sie vorab, was auf Sie zukommt. Auf diesem Weg können Sie sich besser auf das Telefonat vorbereiten.

Software-Check: Windows-/Office-Version, Virenscanner und mehr

Auf einem beA-tauglichen Rechner sollte wahlweise Windows 7, Windows 8.1, Windows 10, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012 oder Windows Server 2012 R2 installiert sein. Aber auch eine möglichst aktuelle Office-Version, spricht Office 2007 und jünger, ist Pflicht für die störungsfreie Teilnahme am ERV.

Darüber hinaus überprüfen unsere Mitarbeiter, ob eine zuverlässige Antiviren-Software auf allen Rechnern installiert ist, ob eine tägliche Datensicherung durchgeführt wird und ob die E-Mail-Kommunikation mit den Mandanten verschlüsselt erfolgt.

Hardware-Check: Multifunktionsgerät und mehr

Unter dem Stichwort „Digitalisierung der Kanzlei-IT“ überprüfen wir, ob ein Multifunktionsgerät oder ein vergleichbares Gerät in der Kanzlei vorhanden ist, ob die Kommunikation zwischen Anwalt und Mandantschaft hauptsächlich digital erfolgt und ob Sie das Diktieren der Schriftsätze ebenfalls rein digital durchführen.

Advoware-Check: Advoscan und mehr

Da wird derzeit vor allem mit Advoware-Kunden den beA-Check durchführen, überprüfen wir auch, inwieweit das Scanner-Zusatzprogramm Advoscan innerhalb der Kanzlei zum Einsatz kommt.

Denn für das digitale Erfassen der Eingangspost inklusive aller Schriftsätze ist eine hierfür probate Lösung in Zukunft wichtig. Hierfür kommt auch ein Zusatzprogramm in Betracht, das sich Advoscan Plus nennt und das das aktenbezogene Einscannen der Eingangspost ermöglicht.

Erste Checks zeigen: es mangelt an Antiviren-Software und Datensicherung

Erste beA-Checks bei und mit unseren Kunden lassen bereits einen ersten Trend erkennen: Oft mangelt es an einem Antiviren-Scanner, der die Kanzlei-IT frei von Schadsoftware hält, was ein sehr wichtiges Kriterium bei der Beurteilung der beA-tauglichen Kanzlei darstellt.

Aber auch die regelmäßige, sprich tägliche Datensicherung findet nicht in allen Fällen statt. Hierbei ist es unter anderem entscheidend, ob das tägliche Backup stets überprüft wird, ob es also fehlerfrei erfolgte.

Und ja, den ersten Windows-XP-Server haben die ersten beA-Checks auch schon identifiziert. Dass das eine schwerwiegende Sicherheitslücke darstellt, haben wir auf dem Advoblog bereits ausführlich dargestellt.

beA-Tipp: Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen

Wie Sie anhand dieser Aufzählung erkennen können, deckt der beA-Check  unter Umständen diverse Lücken in Ihrer Kanzlei-IT auf, die sich zwar allesamt schließen lassen, was allerdings mit einigem Aufwand verbunden ist.

Wie wäre es daher mit einer Rundum-Sorglos-Lösung, die Ihnen einen Großteil der Umstellung abnimmt, da Ihr Kanzlei-Server nicht mehr in Ihren eigenen Räumen, sondern in einem hochsicheren Rechenzentrum steht, auf den selbstverständlich nur Sie Zugriff haben.

Solch eine Komplettlösung haben Hülskötter & Partner im Programm, die sich Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen nennt. Am besten reden Sie mit uns darüber. Das ist auf jeden Fall eine Alternative, die Sie wieder ruhig schlafen lassen würde.

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Diese technischen Voraussetzungen sind für das beA erforderlich [UPD]

beA-Logo

Update 30.11.16: Die BRAK hat endgültig für sämtliche registrierten Anwälte und Anwältinnen das beA-System veröffentlicht. Alle wichtigen Infos hierzu finden Sie in unserem zugehörigen Blogbeitrag.

Update II: Mittlerweile steht der neue Termin für die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) fest, nämlich der 29.9.2016!

Update I: Die BRAK hat die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs bis auf weiteres verschoben. Im zugehörigen Beitrag erfahren Sie, was das für Sie bedeutet.

Seit geraumer Zeit versendet die Bundesnotarkammer im Auftrag der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) die ersten beA-Einladungen, und das in Form von personalisierten Schreiben.

Diese enthalten neben Erklärungen zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach auch eine individuelle Auftragsnummer, die für das Bestellen der persönlichen beA-Karte und weiteren Komponenten erforderlich ist. Diese Schreiben sollen laut BRAK und BNotK bereits unterwegs bzw. zugestellt worden sein.

Sobald Sie dieses Schreiben samt Auftragsnummer erhalten haben, können Sie auf der hierfür eingerichteten Seite der BNotK die für die Teilname am Elektronischen Rechtsverkehr via beA erforderlichen Zutaten bestellen. Dazu gehören folgende Komponenten:

be-Karte BasisbeA-Karte Basis: Mit dieser Karte registrieren Sie sich einmalig für die Teilnahme am ERV via beA und melden sich dann am beA an.

Damit können Sie allerdings nur Nachrichten empfangen, nicht aber versenden. Hierfür ist die beA-Karte Signatur erforderlich. Die Basis-Karte lässt sich zu einem späteren Zeitpunkt problemlos in eine beA-Karte Signatur ohne Kartentausch umwandeln.

Kosten für die beA-Karte Basis: 29,90 Euro zzgl. USt. (inkl. Versand und Verpackung)

beA-Karte SignaturbeA-Karte Signatur: Diese Karte funktioniert wie die beA-Karte Basis, mit dem wesentlichen Unterschied, dass sich damit ab dem 1.1.2016 qualifizierte elektronische Signaturen erstellen lassen.

Damit kann man signierte Schriftsätze versenden, was ab dem 1.1.2018 auch ohne Signatur erfolgen soll. Darüber hinaus lassen sich mit dieser Karte Steuererklärungen via ELSTER bei den Finanzbehörden einreichen.

Kosten für die beA-Karte Signatur: 49,90 Euro zzgl. USt. (inkl. Versand und Verpackung)

beA-MitarbeiterkartebeA-Mitarbeiterkarte: Diese Karte richtet sich an Anwaltskanzleien mit einem oder mehreren Mitarbeitern. Damit können sich diese am beA anmelden, Nachrichten lesen und vom Rechtsanwalt signierte oder nicht der Schriftform unterliegenden Nachrichten versenden.

Will man als Anwalt seinen Mitarbeitern erlauben, weiteren Anwendern Zugriff auf das beA einzuräumen, funktioniert das ebenfalls mithilfe dieser Karte.

Kosten für die beA-Mitarbeiterkarte: 12,90 Euro zzgl. USt. (inkl. Versand und Verpackung)

beA-SoftwarezertifikatbeA-Softwarezertifikat: Dieses Stück Software wird meist auf einem USB-Stick oder direkt auf einem Rechner installiert. Es kommt immer dann zum Einsatz, wenn der Anwalt beispielsweise unterwegs auf seinem Notebook beA-Nachrichten abrufen will.

Das Zertifikat kann auch von Mitarbeitern dazu verwendet werden, Nachrichten im beA-Postfach des Anwalts zu lesen und vom Rechtsanwalt qualifiziert signierte oder nicht der Schriftform unterliegende Nachrichten zu versenden.

Kosten für das beA-Softwarezertifikat: 4,90 Euro pro Jahr zzgl. USt. (inkl. Versand und Verpackung)

Reiner SCT cyberjack secoderChipkartenleser: Für die Anmeldung am beA und die Erstellung von Zertifikaten ist ein Kartenlesegerät erforderlich, mit dem sich die Karte einlesen und PINs eingeben lassen.

Hierfür stehen auf der BNotK-Seite zwei Modelle der Firma Reiner SCT zur Bestellung bereit: cyberjack RFID komfort für 129,90 Euro netto und cyberjack secoder für 59,90 Euro netto.

Für die Teilnahme am ERV via beA ist der cyberjack secoder völlig ausreichend, falls man weitere Funktionen wie das elektronische Nutzen des neuen Personalausweises oder das Erstellen von eTANs für Online-Banking möchte, ist der cyberjack RFID komfort die bessere Wahl.

Sie möchten weitere Informationen zu beA und ERV? Dann empfehlen wir den Download des kostenfreien beA-Ratgebers von Hülskötter & Partner. Und falls Sie wissen wollen, ob Ihre Kanzlei-IT den Anforderungen des ERV stand hält, sollten Sie dies mithilfe des beA-Checks von Hülskötter & Partner überprüfen lassen.

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Fit für das beA-Zeitalter mithilfe von Hülskötter & Partner [UPD]

beA-Logo

Update 30.11.16: Die BRAK hat endgültig für sämtliche registrierten Anwälte und Anwältinnen das beA-System veröffentlicht. Alle wichtigen Infos hierzu finden Sie in unserem zugehörigen Blogbeitrag.

Update II: Mittlerweile steht der neue Termin für die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) fest, nämlich der 29.9.2016!

Update I: Die BRAK hat die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs bis auf weiteres verschoben. Im zugehörigen Beitrag erfahren Sie, was das für Sie bedeutet.

Zugegeben, das beA-Zeitalter, also die vollständige Umstellung auf die digitale Kommunikation zwischen Anwälten, Mandanten und Justizbehörden, lässt noch ein wenig auf sich warten.

Allerdings schadet es nicht, sich schon heute darüber die ersten Gedanken zu machen. Denn am 1. Januar 2016 wird die BRAK allen in Deutschland zugelassenen Anwälten und Anwältinnen dieses besondere elektronische Anwaltspostfach zur Verfügung stellen. Und hierfür sollten Sie bestens gewappnet sein.

Dies geschieht einerseits mithilfe des großen beA-Ratgebers, den Hülskötter & Partner exklusiv für ihre Kunden und interessierte Anwälte erstellt haben und den Sie ganz einfach auf Ihren PC zu Infozwecken laden können. Andererseits sollten Rechtsanwälte sicher stellen, dass ihre komplette Kanzlei bestens für den Umstieg auf das digitale Zeitalter gerüstet ist. An dieser Stelle kommen erneut Hülskötter & Partner ins Spiel, und zwar mithilfe des umfänglichen beA-Checks, den wir auf Wunsch bei unseren Kunden und anderen interessierten Kanzleien durchführen.

Für die bestmögliche und zeitsparende Durchführung dieser Überprüfung von Hard- und Software innerhalb einer Kanzlei gehen wir wie folgt vor:

1. Einer unserer freundlichen Mitarbeiter ruft Sie an und stimmt mit Ihnen ab, ob Sie den unverbindlichen und kostenfreien beA-Check durchführen lassen wollen. Hierzu wird der Kollege kurz erläutern, was es damit auf sich hat und warum Sie daran teilnehmen sollten.

2. Falls Sie an dem beA-Check interessiert sind, schickt Ihnen der Mitarbeiter eine E-Mail zu, die zum einen den exklusiven beA-Ratgeber von Hülskötter & Partner umfasst und mit deren Beantwortung Sie gleichzeitig einen festen Telefontermin bestimmen können.

3. Der telefonischer beA-Check basiert auf einer umfassenden Liste, ob und in welchem Umfang die für das beA notwendigen Hardware- und Software-Voraussetzungen in Ihrer Anwaltskanzleien gegeben sind. Damit können wir sehr schnell und zweifelsfrei feststellen, welche Windows- und Office-Version auf dem Server installiert ist, welche Anti-Viren-Software Sie einsetzen, usf.

Anhand dieser Ergebnisse legen wir gemeinsam mit Ihnen die nächsten Schritte fest. Das kann die notwendige Installation eines Antiviren-Programms sein, die Empfehlung für einen Betriebssystemwechsel oder sogar die komplette Runderneuerung Ihres PC- und Server-Fuhrparks, da die vorhandene Hard- und Software-Komponenten den Ansprüchen des Elektronischen Rechtsverkehrs nicht genügen.

Tipp: Falls Sie den beA-Check kurzfristig durchführen lassen wollen, können Sie mit uns per Onlineformular einen Termin vereinbaren. Klicken Sie hierzu auf den zugehörigen Link und teilen Sie uns Ihre Telefonnummer mit, unter der wir Sie anrufen dürfen. Einfacher und schneller geht es garantiert nicht!

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beA-Ratgeber von Hülskötter & Partner gratis beziehen [UPD]

beA-Logo

Update 30.11.16: Die BRAK hat endgültig für sämtliche registrierten Anwälte und Anwältinnen das beA-System veröffentlicht. Alle wichtigen Infos hierzu finden Sie in unserem zugehörigen Blogbeitrag.

Update II: Mittlerweile steht der neue Termin für die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) fest, nämlich der 29.9.2016!

Update I: Die BRAK hat die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs bis auf weiteres verschoben. Im zugehörigen Beitrag erfahren Sie, was das für Sie bedeutet.

Das Thema beA und ERV stehen derzeit bei Rechtsanwälten und Juristen hoch im Kurs. Kein Wunder, denn mit Anfang des kommenden Jahres ändert sich die Art und Weise, mit Kollegen, Mandaten und Justizbehörden zu kommunizieren, fundamental.

Da heißt es dann: Auf Wiedersehen, Dokumentenstapel und Hallo, digitale Akte!

Doch was bedeutet das für Kanzleien und Einzelanwälte im Allgemeinen und Besonderen? Nun, dieser Frage sind Hülskötter & Partner nachgegangen und haben einen 20-seitigen Ratgeber verfasst, der alles Wissenswerte rund um die Themen besonderes elektronisches Anwaltspostfach und Elektronischer Rechtsverkehr kompakt zusammenfasst. Damit unsere Kunden, aber auch beA-Interessierte genau wissen, was ab dem 1. Januar 2016 auf sie kommt.

Sie können den hilfreichen beA-Ratgeber von Hülskötter & Partner im PDF-Format auf Ihren Rechner oder Ihren Tablet-PC laden, indem Sie dem zugehörigen Link folgen, dort auf „Download anfordern“ klicken und uns Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse und eine kleine Nachricht zukommen lassen. Und schon stehen Ihnen 20 Seiten vollgepackt mit exklusivem beA-Wissen zur kostenfreien Verfügung.

Falls Sie direkt mehr wissen wollen, wie Sie Hülskötter & Partner in Sachen beA beraten und unterstützen können, dürfen Sie uns auch gerne unter 025 73 – 93 93-0 anrufen.

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QM-Zertifizierung: Worauf der TÜV künftig noch mehr achtet

TÜV ISO 9001 LogoÖRAG und HUK Coburg machen ernst: Über kurz oder lang werden beide Versicherer nur noch zertifizierte Anwälte und Anwaltskanzleien akzeptieren.

Das heißt vor allem, dass diejenigen Rechtsanwälte einen Teil ihrer Mandantschaft verlieren, deren Geschäftsbasis auch auf der Vermittlung von Rechtsschutzfällen basiert. Für diese Juristen und Juristinnen ist es also allerhöchste Zeit, sich mit dem Thema QM-Zertifizierung näher auseinander zu setzen.

Wie aufmerksame Leser des Advoblogs wissen, unterstützen Hülskötter & Partner ihr Tochterunternehmen advozon Kanzlei Konzept (aKK) bei der Akquise neuer Kunden, die von der aKK in Sachen QM-Zertifizierung vollumfänglich betreut und unterstützt werden. Dies reicht vom zur Verfügung stellen einer ersten Checkliste über das Erstellen der notwendigen Prozesshandbücher bis hin zur Unterstützung des TÜV-Prüfungstermins.

DIN-Norm EN ISO 9001:2015 achtet mehr auf den durchgängigen Datenschutz 

Aktuell erfolgt diese Prüfung seitens des TÜV, und zwar auf Basis der DIN-Norm EN ISO 9001:2008. Allerdings erfolgt gerade der turnusmäßig anstehende Wechsel in Richtung der vollständig überarbeiteten Version 9001:2015 (wir haben darüber berichtet). Dabei werden vor allem die Veränderungen der erforderlichen Arbeitsprozesse vorgenommen, die sich in den Regeln und Bestimmung der DIN-Norm 9001:2015 niederschlagen. Hierzu gehören unter anderem:

Bei der Wahl der externen Dienstleister sollten Anwälte und Anwaltskanzleien künftig mehr Sorgfalt walten lassen, da diese bei der Beurteilung der Kanzlei oder des Einzelanwalts eine Rolle spielen können. Zwar ist es auch künftig nicht zwingend erforderlich, dass die Dienstleister einer Rechtsanwaltskanzlei ebenfalls zertifiziert sind, bestimmte Kriterien sollten sie aber schon erfüllen.

Dazu zählt beispielsweise, dass sämtliche Mitarbeiter der externen Firma, mit der ein Anwalt in einer Geschäftsbeziehung steht, eine Verschwiegenheitsklausel unterschrieben haben sollte. Denn das Thema Datenschutz nimmt bei den TÜV-Prüfungen einen immer wichtigeren Teil ein. Und damit wird auch dieses Thema bei ÖRAG und HUK immer bedeutender.

Mandanten sollen weiter in den Vordergrund rücken

Neben dem durchgängigen Datenschutz rücken auch die Mandanten immer mehr ins Zentrum der QM-Zertifizierung. Gerade ein potenzieller Klient einer Anwaltskanzlei sollte sich bestmöglich über den Rechtsanwalt seiner Wahl informieren können.

Dazu zählt auf jeden Fall eine aktuelle und gut strukturierte Webseite mit den wichtigsten Informationen rund um die Kanzlei. Darüber hinaus sollten weitere Kanäle wie die sozialen Medien oder gar ein eigener Blog helfen, interessierten Mandaten mehr Informationen über den Anwalt oder die Anwältin bereitzustellen. Auch darauf werden die großen Versicherungsunternehmen in Zukunft verstärkt achten.

Tipp: Alle Teilnehmer der Matrixzertifizierung von advozon Kanzlei Konzept bekommen das PR- und Marketing-Starterpaket zur Verfügung gestellt, das zahlreiche Tipps in Sachen Öffentlichkeitsarbeit vermittelt. Hier erfahren Sie alles über den richtigen Umgang mit Xing, Facebook und Co. und erhalten darüber hinaus professionell getextete Vorlagen, mit denen Sie Ihre neu erworbene QM-Zertifizierung kund tun können.

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Hülskötter & Partner: seit fast 30 Jahren Partner der Anwälte

Advozon ist eine eingetragene Marke von Hülskötter & PartnerAls Gerhard Hülskötter 1986 seine eigene Firma gründete, hätte er sich wohl nicht träumen lassen, eines Tages ein Unternehmen zu führen, das es sich zur Aufgabe gemacht hat, jeden Tag im Dienste der Anwaltschaft und Juristen sein Know-how rund um die technische Beratung zur Verfügung zu stellen. Und das mit einem Team, das mit Fug und Recht von sich behaupten kann, die Kunden von Hülskötter & Partner

zu begeistern, zu beflügeln und zu entlasten.

Dabei stehen Anwälte und Juristen im Vordergrund, die äußerst vielfältige Ansprüche haben, die wir allesamt bestmöglich befriedigen wollen. Ob das der Rundum-Sorglos-Basisservice ist, der aus der Kanzleisoftware Advoware besteht oder die vollständige Serviceleistung namens Advozon Kanzlei-IT, dem Rechenzentrum für Juristen oder die Matrixzertifizierung der gesamten Kanzleiorganisation mit verknüpftem TÜV-Siegel – Hülskötter & Partner bieten stets das richtige Paket für Anwälte und Anwaltskanzleien.

Denn gerade in Zeiten von beA, ERV und Co. kommen Anwaltskanzleien und Juristen nicht mehr umhin, sich mit dem Digitalisieren ihrer Arbeit und ihres Tagesablaufs zu beschäftigen. Denn spätestens mit der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs zum 1. Januar 2016 auf Basis des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs werden Kanzleien, die heute noch mit Fax und ganz viel Papier arbeiten, ihre Arbeitsweise grundlegend umstellen müssen. Anstatt einer dicken Aktenmappe werden dann digitale Akten in den Vordergrund rücken, mit allen Konsequenzen, die daran verknüpft.

Genau an dieser Stelle kommen Hülskötter & Partner ins Spiel, wenn es darum geht, die Kanzlei vollständig zu digitalisieren, damit der Wechsel vom analogen ins digitale Zeitalter möglichst mühe- und geräuschlos gelingt. Hierfür bieten wir zahlreiche Lösungen und Produkte, die beim Übergang in die neue Zeitrechnung helfen sollen. Das sind unter anderem:

Advoscan und Advocscan Plus, zwei Zusatzpakete von Advoware, die in Kombination mit der Kanzleisoftware Anwälten und Juristen helfen sollen, die Eingangspost vollständig zu digitalisieren und die Korrespondenz darüber hinaus den richtigen Akten zuzuordnen – und das alles möglichst auf Knopfdruck.

Advozon Online-Datensicherung, unsere Antwort auf die tägliche Datenflut, die Anwälte zunehmend vor große Herausforderungen stellen. Denn Mandats- und Kanzleidaten müssen nicht nur vor Verlust geschützt, sondern auch abhörsicher aufbewahrt werden. Hierfür sind Backup-Strategien und -Mechanismen erforderlich, die im Rahmen unseres IT-Service Advozon Online-Datensicherung zum Einsatz kommen.

Mit Advozon IT-Schutz stellen wir sicher, dass eingehende Daten die technische Kanzlei-Infrastruktur nicht bedrohen können, sprich dass keine Viren, Trojaner oder andere Schadsoftware unbemerkt per E-Mail oder auf einem anderen Weg auf dem Kanzleiserver landen, um dort großen Schaden anzurichten. Dafür arbeiten Hülskötter & Partner mit einem der besten Anbieter von Anti-Malware-Anwendungen zusammen, nämlich mit der Firma Bitdefender.

Apropos Kanzlei-Infrastruktur: Wie oft hören wir von Anwälten, dass sie die Pflege ihres Kanzleiservers inklusive aller dort installierten Anwendungen wie Advoware, Microsoft Office, etc. schon oft um den Schlaf gebracht hat, da sie stets die Sorge umtreibt, dass im Falle einer technischen Störung der gesamte Kanzleibetrieb lahmgelegt wird.

Als Gegenmaßnahme empfehlen wir gerne das noch recht neue Produkt Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für Juristen. Damit legen Kanzleien die gesamte IT-Infrastruktur vertrauensvoll in die Hände von Hülskötter & Partner, ohne die Hoheit über die eigenen Kanzleidaten und die ihrer Mandanten aufzugeben. Hierfür wird eine „Kopie“ des Kanzleiservers in einem abhörsicheren Rechenzentrum installiert und unser Kooperationspartner netclusive kümmert sich um den Rest. Inklusive aller Updates und Verbesserungen, die regelmäßig erforderlich sind.

Anhand dieser wenigen Beispiele lässt sich gut erkennen, was Hülskötter & Partner mit ihrem Leitspruch „Wir begeistern, beflügeln und entlasten unser Kunden“ meinen. Und das seit fast 30 Jahren, Tag für Tag.

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So können Advoware-Kunden künftig das beA nutzen [UPD]

beA-LogoUpdate 30.11.16: Die BRAK hat endgültig für sämtliche registrierten Anwälte und Anwältinnen das beA-System veröffentlicht. Alle wichtigen Infos hierzu finden Sie in unserem zugehörigen Blogbeitrag.

Update II: Mittlerweile steht der neue Termin für die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) fest, nämlich der 29.9.2016!

Update I: Die BRAK hat die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs bis auf weiteres verschoben. Im zugehörigen Beitrag erfahren Sie, was das für Sie bedeutet.

Wie bereits vor geraumer Zeit angekündigt, gibt es hier und heute weitere Informationen zum Thema Advoware und beA, also das besondere elektronische Anwaltspostfach, über das wir schon das ein oder andere Mal berichtet haben.

Die BRAK hat mittlerweile allen Softwareherstellern, also auch der Advoweb GmbH, eine genaue Beschreibung zur Verfügung gestellt, wie sich das beA in die jeweilige Kanzleisoftware integrieren lässt. Zwar liegt noch keine vollständige und endgültige Fassung vor, allerdings stehen die Advoware-Entwickler in regelmäßigem Kontakt mit der BRAK und arbeiten mit Hochdruck an der beA-Schnittstelle.

Mithilfe eines geplanten Updates steht das beA allen Advoware-Kunden zur Verfügung

Für die Anwaltschaft bedeutet die flächendeckende Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs vor allem die Abkehr von der papiergebundenen Arbeitsweise hin zur vollkommen digitalisierten Anwaltskanzlei. Und dabei möchten Hülskötter & Partner und die Advo-web so schnell und so mühelos wie möglich unterstützen.

Die gute Nachricht in diesem Zusammenhang ist der Umstand, dass Advoware schon seit vielen Jahren vielfältige Möglichkeiten der Digitalisierung von Schriftsätzen und Dokumenten bietet (Advoscan, E-Mail, EGVP-Schnittstelle, PDF-Konverter, EDA-Mahnverfahren, digitale Diktate mit Advovoice, Spracherkennung, etc.). Daher müssen Advoware-Kunde lediglich alle in Papierform eingehenden Dokumente einzuscannen und in der Aktengeschichte zu speichern.

Advoware bietet eine komfortable Nutzung des beA 

Für eine bestmögliche beA-Integration in Advoware sind zusätzliche Funktionen für die Optimierung der digitalen Kommunikationsprozesse in Vorbereitung, die über die Möglichkeiten des internet-basierten beA-Portals hinausgehen:

  • Die individuellen Ordnerstrukturen des beA stehen innerhalb von Advoware 1:1  zur Verfügung.
  • Eingehende Dokumente werden vollständig und automatisiert in Advoware übertragen. Dazu gehört unter anderem das Speichern der digitalen Dokumente im Dateisystem, die Zuordnung von Dateien in die Aktengeschichte, etc.
  • Nachrichten können direkt aus der Aktengeschichte heraus versandt und dort auch empfangen werden.

Die beA-Integration in Advoware funktioniert hochverschlüsselt

Ein besonders sensibler Bereich im Rahmen des Elektronischen Rechtsverkehrs auf beA-Basis ist der Datenschutz, da Rechtsanwälte einer besonderen Sorgfalts- und Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Zur Einhaltung der infrage kommenden Gesetze und Regeln verwendet das beA spezielle Verschlüsselungsverfahren, die für die abhörsichere Kommunikation zwischen Kanzlei und Justizbehörden zum Einsatz kommen.

Für die Kommunikation mit den Mandanten empfehlen wir die Advoware Onlineakte. Die Verschlüsselung erfolgt hierbei auf Basis von TLS 1.2 und PFS, was einen Zugriff auf Inhalte durch Dritte unmöglich macht. Mit der Advoware Onlineakte ist zudem sichergestellt, dass freigegebenen Informationen nicht auf externen Systemen Dritter (Rechenzentren, etc.) zwischengelagert werden müssen, damit die Mandantschaft auf diese Informationen zugreifen kann.

Hinweis: Die Advoware Onlineakte entspricht heute schon dem Standard nach § 8 Abs. 1 Satz 1 BSIG und des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik), den auch die gesamte Bürger-Behörden-Kommunikation und Behördenkommunikation insgesamt bis spätestens 01.07.2017 umgesetzt haben muss.

Falls Sie weitere Fragen zu beA und Advoware haben, dürfen Sie uns gerne unter der Telefonnummer 025 73-93 930 anrufen oder an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben.

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Verstöße gegen das novellierte Telemediengesetz können teuer werden

Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für JuristenEnde Juli 2015 wurde vom Deutschen Bundesrat das neue IT-Sicherheitsgesetz verabschiedet. Damit sollen laut Bundesminister de Maizière deutsche Webseiten und Infrastrukturen die sichersten der Welt werden.

In diesem Zuge wurde auch §13 des Telemediengesetzes (TMG) aktualisiert. Damit sollen Betreiber von Webseiten und ähnlichen Diensten dazu verpflichtet werden, ihre Internetpräsenzen und den Zugriff darauf bestmöglich vor Angriffen zu schützen.

Daraus ergibt sich vor allem, dass die eigene Webseite technisch stets auf dem neuesten Stand sein sollte. Konkret sind damit das regelmäßige Einspielen von Updates und das Verwenden von Verschlüsselungsmechanismen gemeint. Das soll den unbefugten Zugriff auf die eigene IT-Infrastruktur und auf personenbezogen Daten verhindern. Doch was bedeutet das für Anwaltskanzleien im Einzelnen? Wir sind der Sache etwas genauer nachgegangen.

Fast jeder Anwalt ist auch Betreiber einer Internetpräsenz

Betreiber einer Webseite ist letztendlich jeder Unternehmer/jede Unternehmerin, der/die eine Internetpräsenz zu kommerziellen Zwecken betreibt. Dies sind also auch die Internetseiten von Rechtsanwälten und Anwaltskanzleien. Und das insbesondere dann, wenn sich auf dem Webserver personenbezogene Daten befinden, zum Beispiel der Mandantschaft oder der eigenen Mitarbeiter. Daher ist es auf jeden Fall ratsam, diese Daten vom Webserver unbedingt zu entkoppeln.

Aber selbst wenn das geschieht, stellt ein Webserver den Zugang zum internen Netzwerk dar, womit grundsätzlich eine Gefahrenquelle verknüpft ist. Daher gehören im Sinne des §13 TMG zu den obersten Pflichten eines Anwalts, auf folgende Sicherheitsvorkehrungen zu achten:

  • Die Inbetriebnahme eines zuverlässigen Routers, der den gesamten Internetverkehr regelt. Dieses Gerät sollte die notwendigen Mechanismen bereitstellen, die zur Abwehr von externen Angriffen notwendig sind. Dazu gehört beispielsweise eine robuste Firewall, die SPI und andere Funktion beherrscht.
  • Die Installation einer Antiviren-Software, und das auf sämtlichen Kanzleirechnern. Die infrage kommende Software sollte die aktuellen Bedrohungen erkennen und abwehren, permanent aktualisiert werden und auch mobile Geräte schützen.
  • Die regelmäßige Sicherung des gesamten Datenbestandes, und das mithilfe einer Backup-Software, die am besten zentral die Datensicherung automatisiert vornimmt. Damit sämtliche Daten gegen Verlust geschützt sind.

Diese und weitere Maßnahmen sind im Zuge des novellierten §13 TMG unbedingt durchzuführen. Andernfalls können empfindliche Strafen verhängt werden. Die Rede ist von bis zu 50.000 Euro.

Übrigens: Mit dem IT-Service „Das Rechenzentrum für Juristen“ haben Hülskötter & Partner die Zeichen der Zeit bereits erkannt und sorgen damit für eine störungsfreie, stets aktuelle und gegen alle Gefahren gesicherte Kanzlei-IT. Sprechen Sie uns am besten drauf an.

Und falls Sie zum überarbeiteten Telemediengesetz weitere Fragen haben und wissen möchten, wie Sie Ihre Kanzlei-IT gegen mögliche Verstöße vermeiden können, dürfen Sie uns gerne unter 025 73-93 93 90 anrufen oder uns an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben.

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Neue Webseite von Hülskötter & Partner: Online direkt bestellen

Die neu gestaltete Internetpräsenz von Hülskötter & Partner bietet so vieles zu entdecken: sei es das moderne Design oder die neuen Rubriken oder die Möglichkeit, bestimmte Produkte und Dienstleistungen nicht mehr umständlich via PDF-Formular, sondern direkt online zu bestellen.

Dazu gehören unter anderem: die Kanzleisoftware Advoware,  der Advoware Smartphonekalender, die Advoware Onlineakte,  Advozon Online-Datensicherung und weitere IT-Dienstleistungen von Hülskötter & Partner. Darüber hinaus können Sie sich auf unserer Webseite für die Matrixzertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001 anmelden, die unsere Tochterfirma advozon Kanzlei Konzept durchführt.

Der Preis für die Advoware-Lizenz ist recht simpel gehalten: Für jeden Rechner bezahlen Sie 495 Euro netto, und das natürlich einmalig. Hinzu kommen sogenannte Programmpflegekosten, die pro Monat erhoben werden. Die Höhe dieser monatlichen Gebühr orientiert sich an der Größe Ihrer Kanzlei: Je öfter Advoware auf Ihren PCs zum Einsatz kommet, desto günstiger werden die Programmpflegekosten.

Online-Bestellung Advoware

Beim Advoware Smartphonekalender verhält sich ähnlich wie bei Advoware selbst: Sie bezahlen pro Smartphone eine einmalige Lizenz von 75 Euro netto, hinzu kommen 5 Euro pro Monat und Gerät für die Programmpflege der mobilen Anwendung. Bestellen können Sie dieses nützliche Zusatztool für Advoware wie bereits erwähnt direkt online.

Online-Bestellung Advoware Smartphonekalender

Mit der Advoware Onlineakte tauschen Sie über einen abhörsicheren  Webserver der Firma Advoweb (die Entwickler von Advoware) sämtliche Daten mit Ihren Mandanten aus, die während eines Rechtsstreits zustande kommen. Damit entfallen nicht nur zahlreiche Postversendungen, sondern auch Anrufe seitens der Mandantschaft, die ständig Zugriff auf alle relevanten Unterlagen und Dokumente hat.

Für diesen zeitsparenden IT-Service von Hülskötter & Partner zahlen Sie einmalig 750 Euro netto, und in der Basisversion 29,50 Euro netto für die monatliche Programmpflege.

Online-Bestellung Advoware Onlineakte

Mit Advozon Online-Datensicherung erstellen verschlüsselte, vollautomatisierte Sicherungskopien Ihres gesamten Datenbestands, und das auf einem hochsicheren Server unseres Kooperationspartners Mindtime, der diesen IT-Service bereitstellt. Damit lassen sich sämtliche Datenmengen zuverlässig speichern, egal, ob es sich nur um ein paar Gigabyte oder 100 Gigabyte handelt.

Am Datenvolumen orientieren sich nämlich die Preise, die wir für Advozon Online-Datensicherung erheben: So kostet die Datensicherung von 5 Gigabyte monatlich 12,95 Euro netto, bei einem Datenvolumen von 30 Gigabyte werden pro Monat 41,95 Euro fällig. Und falls Sie mit Datenmengen von 100 Gigabyte hantieren, werden Monat für Monat 123,95 Euro netto fällig.

Online-Bestellung Advozon Online-Datensicherung

Haben Sie weitere Fragen zu diesen und weiteren Produkten von Hülskötter & Partner? Dann dürfen Sie uns gerne unter der Telefonnummer 025 73-93 930 anrufen oder an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben.

Ach ja: Anfang Oktober werden wir den Online-Bestellvorgang weiter vereinfachen, indem wir unseren eigenen Onlineshop bereitstellen. Dort können Sie dann sämtliche Lizenzen online erwerben, aber auch weitere Dinge wie Diktiergeräte von Philips ganz bequem shoppen. Freuen Sie sich darauf!

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Neue Webseite von Hülskötter & Partner: Kanzlei-Lösungen

Wie letzte Woche angekündigt, gibt es heute weitere interessante Informationen zu der komplett neu gestalteten Internetpräsenz von Hülskötter & Partner, auf der neue Sektionen für noch mehr Übersicht und noch mehr Informationen geschaffen wurden. Damit Sie ein wenig mehr darüber erfahren, sehen wir uns heute für Sie die Rubrik „Kanzlei-Lösungen“ genauer an, die als neuer Abschnitt auf huelskoetter.info zu finden ist.

Die Sektion „Kanzlei-Lösungen“ ist derzeit in drei Bereiche unterteilt: „Rechenzentrum“, „Datensicherung“ und „Sichere E-Mails“.

Hinter „Rechenzentrum“ befindet sich das Angebot von Hülskötter & Partner, den Kanzleiserver mit allem, was dazu gehört, in eine ausfallsichere Rechenzentrumsumgebung zu transferieren. Daraus ergeben sich für die teilnehmende Anwaltskanzlei zahlreiche Vorteile, die hier aufzuzählen den Rahmen dieses Beitrags sprengen würde.

Nur soviel: Wenn Sie Rechenzentrumskunde werden, müssen Sie sich nie wieder um Advoware- oder andere Software-Update kümmern, haben stets eine funktionierende, sichere IT-Umgebung und sämtliche Mitarbeiter können von unterwegs auf den Kanzlei-Server mit all seinen Anwendungen und Programmen zugreifen.

Rechenzentrum für Anwälte

Mit dem Begriff „Datensicherung“ ist der IT-Service Advozon Backup gemeint, den wir gemeinsam mit der Firma Mindtime anbieten. Damit können Anwälte und Anwaltskanzleien ganz sicher sein, dass ihre Daten datenschutzkonform, automatisiert und zuverlässig gespeichert werden.

Dabei spielt es keine Rolle, ob nur ein paar Gigabyte oder mehrere Dutzend Gigabyte an Daten täglich gesichert werden sollen. Denn Advozon Backup wächst mit den Anforderungen der Kanzlei mit, und das zu äußert moderaten Preisen. Das sollte Ihnen der Schutz Ihrer eigenen Daten und der Ihrer Mandanten auf jeden Fall wert sein.

Advozon Backup

Die Sektion „Sichere E-Mails“ beschäftigt sich mit dem Thema „Abhörsichere E-Mails“, das einen immer höheren Stellenwert genießt. Denn spätestens mit der Umstellung auf den Elektronischen Rechtsverkehr in Verbindung mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach müssen sich Juristen mit dem Verschlüsseln ihrer digitalen Post und ihren Dokumenten beschäftigen.

Hierzu bietet Hülskötter & Partner in Kooperation mit der Firma Tutao aus Hannover eine IT-Lösung, die sich Advozon Tutanota nennt. Dieses Programm lässt sich nahtlos in Microsoft Outlook 2010/13 integrieren, aber auch mobile Geräte mit iOS und Android werden damit unterstützt.

Advozon Tutanota

Sie sehen also, die neue Sektion „Kanzlei-Lösungen“ bietet ganz viele Informationen rund um Themen, mit denen sich Anwälte und Anwaltskanzleien früher oder später intensiv auseinander setzen sollten. Und genau dabei können wir Ihnen helfen. Rufen Sie uns am besten unter der Telefonnummer 025 73 – 93 930 an oder schreiben uns eine E-Mail.

IT-Dienstleistungen Kanzlei-Lösungen auf einen Blick

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Hülskötter & Partner mit neu gestalteter Internetseite

Die neue Webseite von Hülskötter & Partner

Die Webseite von Hülskötter & Partner, die unter der Internetadresse huelskoetter.info zu erreichen ist, wurde von Grund auf neu gestaltet und erstrahlt in einem neuen Glanz. Neben der optischen Anpassung haben wir vor allem die zahlreichen Hinweise und Anregungen unserer Kunden und Besucher ernst genommen und diese in unsere überarbeitete Webseite einfließen lassen. Damit Sie sich noch besser als bisher zurecht finden.

Das betrifft vor allem die verbesserte Navigation der Seite, die Ihnen helfen soll, die gewünschten Informationen so schnell wie möglich zu finden. Daher haben wir unsere Dienstleistungen in zwei Rubriken unterteilt: Die eine betrifft unsere Kanzleisoftware Advoware, die andere Sektion liefert Infos rund um die Themen „Rechenzentrum für Juristen“, „Datensicherung“ und „Sichere E-Mails“.

Darüber hinaus befinden sich vier weitere Rubriken auf der Startseite von huelskoetter.info, die sich „Diktieren“, „QM-Zertifizierung“, „Onlineakademie“ und „Support“ nennen. Auch diese Bereiche werden wir Ihnen Stück für Stück in den nächsten Wochen vorstellen. Damit Sie sich noch besser zurecht finden auf unserer neuen Internetseite, die vollgepackt ist mit nützlichen Infos, Hinweisen und Hilfestellungen.

Kurzvideos vermitteln kurz und knapp geballtes Advoware-Wissen

Apropos Hilfestellungen: Heute möchte ich Ihnen die neue Sektion „Advoware Kennenlernvideos“ ans Herz legen. Dort finden Sie alles Wissenswerte zu unserer Kanzleisoftware, und das in kompakter Videoform. Damit wollen wir unseren Kunden, aber auch interessierten Anwälten und Anwaltskanzleien die wichtigsten Funktionen von Advoware kurz und knapp in einem ansprechenden Format näher bringen.

Sie wollen wissen, wie die Aktenanlage funktioniert? Kein Problem mit dem richtigen Video. Oder Sie fragen sich schon seit längeren, was es mit Advovoice auf sich hat? Dann klicken Sie einfach rein in den dazu passenden Kurzfilm.

Auf diesem Weg können Sie mithilfe von derzeit über 30 Videoclips schnell und kompakt lernen, wie Advoware funktioniert und wie Sie es zeitsparend und effektiv einsetzen können. Wir glauben, das ist ein sehr zeitgemäßer und zeitsparenden Weg der Wissensvermittlung.

Und für unsere Kunden, die noch viel mehr wissen wollen zu unserer Kanzleisoftware, bieten wir mit der Advozon Onlineakademie ein großartiges Werkzeug, Advoware und weitere Produkte bis ins kleinste Detail kennenzulernen. Und zwar immer genau dann, wenn Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter Zeit haben. Auch dazu gibt es im Laufe der nächsten Wochen weitere Informationen.

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ISO-Norm 9001: 2015: Das sollten Sie zur geplanten Anpassung wissen

TÜV ISO 9001 LogoGesetzliche Anforderungen und Normen wie die ISO-Norm 9001 werden zirka alle sieben Jahre auf ihre Aktualität und Zweckmäßigkeit hin überprüft. Daher soll die aktuelle Version 9001:2008 im Laufe des Septembers auf den neuesten Stand gebracht werden. Die vollständige Norm lautet dann DIN EN ISO 9001:2015.

Da unsere Tochtergesellschaft, die advozon Kanzlei Konzept, Anwälte und Anwaltskanzleien bei der Vorbereitung zur erfolgreichen TÜV-Prüfung hinsichtlich einer Matrixzertifizierung unterstützt, halten wir es für angebracht und angemessen, Sie bereits vor Veröffentlichung der angepassten Norm über die wesentlichen Veränderungen zu informieren. Um Ihnen zu aufzuzeigen, welche Konsequenzen damit verknüpft sind.

Prozess-, Risiko- und Wissensmanagement: Das ist neu und verbessert

Die wesentlichen Änderungen betreffen vor allem die Bereiche des Prozess-, Risiko- und Wissensmanagements sowie die stärkere Einbeziehung von beteiligten Personengruppen wie Mandanten und Lieferanten. Aber auch übergeordnete Bereiche sind davon betroffen.

>> So muss das QM-System künftig noch stärker an die strategischen Leitlinien des Unternehmens angepasst werden. Damit soll sichergestellt werden, dass das Qualitätsmanagement nicht von der unternehmerischen Ausrichtung entkoppelt, sondern ein fester Teil dessen ist.

>> Aber auch das Einbinden externer Partner und Dienstleister wird wichtiger Bestandteil der Norm 9001:2015 sein. So wird strenger als bisher darauf geachtet, dass Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter ein integraler Bestandteil der zertifizierten Firma sind, da ja auch deren Entscheidungen erhebliche Auswirkungen auf das ISO-zertifizierte Unternehmen haben können.

>> Wie bereits erwähnt, soll das Prozessmanagement stärker als bisher in den Fokus des Qualitätsmanagementsystems rücken. Dazu gehört unter anderem die Forderung Prozesse so zu definieren, dass sich davon klare Ergebnisse ableiten lassen. Aber auch das Erreichen von Prozesszielen soll klarer geregelt werden, mit allen Parametern, die daran verknüpft sind.

>> Neu in der ISO-Norm 9001:2015 ist auch die explizite Zuständigkeit für das Umsetzten der QM-Normen. Damit wird einerseits der QM-Beauftragte überflüssig und soll andererseits dafür sorgen, dass die oberste Leitung einer Kanzlei für die Realisierung der QM-Ziele zuständig ist. Gerade in Sozitäten mit mehreren, gleichberechtigten Partner kann das weitreichende Auswirkungen haben.

Dazu gehört beispielsweise die neue Forderung der ISO-Norm 9001:2015, Risiken und Chancen besser als bisher zu bewerten. Hierfür ist die genaue Identifizierung und Analyse sämtlicher Parameter erforderlich, die den Erfolg und Misserfolg einer Kanzlei maßgeblich beeinflussen können. Das Ganze soll dazu führen, dass mögliche Fehlentwicklungen schneller erkannt und diesen besser entgegengesteuert werden können.

>> Eine umfangreiches Wissensmanagement, das ist ebenfalls eine der Neuerungen, die bei der Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2015 im Vordergrund stehen soll. So wird künftig verstärkt darauf geachtet, dass jedem Mitarbeiter einer Kanzlei das gesamte notwendige Wissen zur Verfügung steht, das er für das Durchführen der Prozesse innerhalb der Kanzlei zur Verfügung steht.

>> Ebenfalls neu und sehr zeitgemäß ist die Abschaffung des QM-Handbuchs in Papierform. Was aber nicht bedeutet, dass sämtliche Prozesse und Vereinbarungen gemäß ISO-Norm 9o01:2015 nicht mehr schriftlich festgehalten werden müssen. Darüber brauchen sich die Kunden von Hülskötter & Partner übrigens keine Gedanken machen, denn mit der Teilnahme an der Matrixzertifizierung stehen sämtliche Unterlagen und Prozessbeschreibungen innerhalb der Onlineakte digital und jederzeit zur Verfügung.

Auch soll mit der überarbeiteten Version der ISO-Norm darauf geachtet werden, dass die Formulierungen innerhalb der QM-Unterlagen einfacher und gleichzeitig verbindlicher gehalten werden. Das soll die entsprechenden Interpretationen der Anforderungen sicherstellen.

Mithilfe von advozon Kanzlei Konzept klappt der Umstieg auf ISO 9001:2015

Was die Umstellung von DIN EN ISO 9001:2008 auf 9001:2015 ebenfalls für die Kunden der advozon Kanzlei Konzept bedeutet: Ab Anfang nächsten Jahres steht die neue Version der QM-Zertifizierung vollumfänglich zur Verfügung, also auch für alle Bestandskunden, die Anfang 2016 bereits re-zertifiziert werden. Damit können sie sicher sein, dass die strengen Auflagen der neuen ISO-Norm von Anfang an eingehalten werden. Darüber hinaus helfen wir Ihnen bei den notwendigen Anpassungen Ihrer vorhandenen QM-Dokumentation, damit Ihnen möglichst kein zusätzlicher Aufwand entsteht.

Falls Sie weitere Fragen zur geplanten ISO-Anpassung haben, dürfen Sie uns jederzeit gerne unter der Telefonnummer 025 73-93 930 anrufen oder uns eine E-Mail schreiben.

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Advoware-Tagesseminar für juristische Auszubildende in Nordwalde

Advoware-Seminar für juristische Auszubildende

Wie jedes Jahr geben Anwaltskanzleien jungen Erwachsenen die Möglichkeit, eine fundierte Ausbildung zu durchlaufen, auf dass sie die Kanzlei nach drei Jahren (oder kürzer) als Rechtsanwaltsfachangestellte(r) bestmöglich unterstützen können.

Da wir wissen, dass auch unsere Kunden dieser gesellschaftlichen Verpflichtung nachkommen, möchten wir unseren Teil dazu beitragen. Denn neben unserem speziellen Angebot, kostenneutrale Azubi-Advoware-Lizenzen zu erwerben und die Grundzüge von Advoware in einem einstündigen Webinar kennenzulernen, bieten wir die einmalige Gelegenheit, Ihre Auszubildenden für einen sehr überschaubaren Unkostenbeitrag in unseren Büroräumen in Nordwalde ausführlich in die Funktionen und Arbeitsweise von Advoware einzuweisen.

Hierfür bieten wir am 30. September 2015 für den Nettobetrag von 195 Euro ein Ganztagsseminar an, das um 10:00 Uhr beginnt und um 16:00 Uhr endet. Und falls sich mehr als 10 Teilnehmer anmelden, verringert sich die Teilnahmegebühr um 20 Euro auf 175 Euro netto. Selbstverständlich sorgen wir während der einstündigen Pause für das kulinarische Wohl der Teilnehmer.

Und was bekommen Sie und Ihre Auszubildenden für Ihr Geld? Nun, das ist eine ganze Menge. Die Agenda sieht unter anderem folgende Themenbereiche vor:

  • Akten und Adressen mit Advoware richtig anlegen
  • die Suchfunktion von Advoware bestmöglich nutzen
  • die Aktengeschichte richtig einsetzen
  • Wiedervorlagen, Fristen und Termine erstellen
  • So funktioniert die Word-Datenschnittstelle in Advoware
  • Musterschriftsätze anpassen und nutzen
  • und vieles mehr.

Falls Sie Ihren Auszubildenden im ersten Lehrjahr dieses interessante und sehr hilfreiche Vor-Ort-Seminar bei und von Hülskötter & Partner spendieren möchten, können Sie Ihre Azubis noch bis zum 27. September 2015 anmelden. Und zwar mithilfe des verlinken Onlineformulars, das für Sie auf huelskoetter.info bereit steht.

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Cash-Back mit Philips: bis zu 100 Euro sparen beim Kauf eines Diktiergeräts [Upd]

Falls Sie gerade auf der Suche nach einem neuen Diktiergerät mit verbesserten Funktionen, einer verbesserten Aufnahmequalität oder einem neuen, digitalen Workflow sind, empfiehlt sich die Cash-Back-Aktion von Hülskötter & Partner, die wir gerade mit der Firma Philips durchführen.

Das Bestellformular können Sie mithilfe dieses Links direkt auf Ihren PC laden.

Dabei können Sie wählen zwischen drei verschiedenen Philips-Diktiergeräten, auf die Philips entweder 50 oder 100 Euro Rabatt gewährt. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie uns Ihr altes Diktiergerät zuschicken. Dabei spielt es keine Rolle, von welchem Hersteller dieses Aufnahmegerät stammt.

Zur Auswahl stehen drei verschiedene Philips-Dikitiergeräte

Philips Cashback-AktionMit dem Philips SpeechMike Premium holen Sie sich ein Aufnahmegerät, das speziell für die Spracherkennung entwickelt wurde. Hierfür sorgt das spezielle Mikrofon, das Aufnahmen in Studioqualität ermöglicht. Grund hierfür sind das integrierte Mikrofongitter und der geräuschreduzierende Pop-Schutz. Beides sorgt für Aufnahmen ohne störende Hintergrundgeräusche, sodass die Spracherkennungssoftware bestmögliche Sprachdaten produzieren kann.

Das SpeechMike Premium steht in den Varianten LFH 3500 und LFH 3510 zur Verfügung. Der Unterschied zwischen beiden Geräten ist vor allem der Schiebeschalter, den das LFH 3510 im Gegensatz zum LFH 3500 aufweist.

Preislich liegt das LFH 3500 regulär bei 269 Euro netto, dank unserer Rabattaktion bezahlen Sie allerdings nur 219 Euro netto. Das LFH 3510 kostet laut Hersteller 20 Euro mehr, also 289 Euro netto, abzüglich des Rabatts werden nur 239 Euro netto fällig.

Philips Pocket Memo 8100 mit Docking-Station für kabelloses Diktieren

Beim Kauf eines Philips-Geräts mit gleichzeitigem Einsenden Ihres alten Diktiergerätes gewähren wir 100 Euro RabattFalls Sie es noch ein wenig komfortabler haben möchten, empfehlen wir das Philips Pocket Memo 8100, das dank der Rabattaktion derzeit für nur 349 Euro netto zu haben ist. Sie sparen also angesichts des UVP von 449 Euro satte 100 Euro, falls Sie uns wie bereits erwähnt Ihr altes Diktiergerät zuschicken.

Das Besondere am Pocket Memo 8100 ist neben der ausgefeilten Mikrofontechnik und des Schiebeschalters die Docking-Station, in die das Aufnahmegerät gestellt werden kann. Damit lässt sich das Gerät bequem ohne Kabel für das Diktieren nutzen, das Hochladen der Sprachdateien gelingen dank der Docking-Station via USB-Kabel schnell und komfortabel.

Interessant ist auch das Konzept der „unendlichen Kassette“, die eine herkömmliche Aufnahmekassette simuliert – mit allen Vorzügen wie schnellem Rück- und Vorwärtslauf, Einfügen, etc.

PDF laden, ausfüllen, faxen – und schon kommt das neue Philips zu Ihnen

Um in den Genuss der rabattierten Geräte zu kommen, begeben Sie sich einfach per Mausklick auf die zugehörige Webseite, auf der Sie das Bestellformular im PDF-Format finden, das Sie ausgefüllt und unterschrieben per Fax an uns schicken. Dort ist auch die Postadresse vermerkt, an die Sie Ihr ausrangiertes Diktiergerät per Post senden. Ach ja: Die Aktion ist terminiert auf den 30. September 31. Oktober 2015. Bis dahin sollte Ihre Bestellung bei uns eingegangen sein.

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Interview: „Das TÜV-ISO-Zertifikat ist unser Zugang zum APRAXA-Anwaltsverzeichnis.“

Boris Boie von der Anwaltskanzlei Boie & HermannDie Sozietät Boie & Hermann betreibt im hessischen Heppenheim bereits seit vielen Jahren eine Anwaltskanzlei rund um die Schwerpunkte Arbeitsrecht, gewerblicher Rechtsschutz, IT-Recht, Medizinrecht und Urheberrecht.

Da sich der Anwaltskanzlei die Gelegenheit bot, im 85 Kilometer entfernten Bad Rappenau eine Zweigstelle zu gründen und diese im Anwaltsverzeichnis der APRAXA eintragen zu lassen, ergab sich die Notwendigkeit, die Rappenauer Kanzleiorganisation ISO-zertifizieren zu lassen. Hierbei haben sich Boie & Hermann von der advozon Kanzlei Konzept beraten und unterstützen lassen, und das von der Checkliste bis zur finalen Prüfung seitens des TÜV.

Hierzu haben wir mit Rechtsanwalt Boris Boie das folgende Interview geführt, in dem er darüber spricht, was er sich von der Zertifizierung verspricht, dass die Vorbereitung auf den TÜV-Termin mit recht geringem Aufwand verbunden war und dass sich der Prüfungstermin mit dem Begriff „entspannt“ am besten beschreiben lässt.

Advoblog: Herr Boie, warum haben Sie sich zertifizieren lassen?

RA Boris Boie: Da wir unsere neu gegründete Zweigstelle in Bad Rappenau in das Anwaltsverzeichnis der Firma APRAXA aufnehmen lassen wollten, kamen wir nicht umhin, die dortige Kanzleiorganisation zertifizieren zu lassen. Das ist nämlich die Grundvoraussetzung für die Mitgliedschaft innerhalb der APRAXA. So kam auch der Kontakt zur advozon Kanzlei Konzept zustande, die uns seitens der APRAXA empfohlen wurde. Die APRAXA ist vor allem wegen unserer rechtsschutzrelevanten Fachgebiete wie Arbeits-, Medizin-, IT-, Miet- und Verkehrsrecht sehr interessant.

Warum haben Sie nur den Nebenstandort Bad Rappenau zertifizieren lassen?

Wir wollten von Anfang an der neuen Zweigstelle in Bad Rappenau dieselbe professionelle Struktur verpassen, die wir schon seit Jahren in unserer Hauptniederlassung in Heppenheim praktizieren. Darüber hinaus planen wir zunächst einmal nur mit der Rappenauer Kanzlei im APRAXA-Anwaltsverzeichnis geführt zu werden. Es ist allerdings nicht ausgeschlossen, dass wir die Kanzleiorganisation in Heppenheim zu einem späteren Punkt ebenfalls noch zertifizieren lassen.

Wie aufwändig waren die Vorbereitungen vor dem Prüfungstermin?

Der Aufwand hielt sich sehr in Grenzen, da wir schon seit vielen Jahren mit einer professionellen Kanzleistruktur samt standardisierter Abläufe und Arbeitsprozesse arbeiten. Das bestätigte sich dann anhand der Checkliste, die wir von der advozon Kanzlei Konzept zu Vorbereitungszwecken erhalten hatten. Diese war nahezu identisch mit den Vorgaben, die wir bereits innerhalb unserer Kanzlei in Heppenheim erfüllen.

Wir mussten lediglich an einigen, wenigen Stellen nachbessern wie zum Beispiel dem Absolvieren eines Ersthelferkurses, den einer unserer Mitarbeiter besuchen wird, damit wir auch diese Voraussetzung erfüllen. Damit entspricht die Kanzlei in Bad Rappenau von ihrer Organisation her weitestgehend der in Heppenheim, was aus Gründen der Wettbewerbsfähigkeit von größter Wichtigkeit ist.

Wie beschreiben Sie die Unterstützung seitens der advozon Kanzlei Konzept?

Ein Blick in das Kundenzufriedensheitformular, das wir im Anschluss an die Zertifizierung ausfüllt haben, zeigt es: Die advozon Kanzlei Konzept hat unsere Erwartung vollumfänglich erfüllt, denn wir fühlten uns sehr gut betreut und erlebten eine sehr gute Vorbereitung auf die TÜV-Prüfung. Vor allem die individuelle Betreuung, die trotz der standardisierten Vorgehensweise möglich war, hat uns beeindruckt. Damit wurden auch die Besonderheiten unserer Kanzlei sehr gut erkannt und in den gesamten Zertifizierungsprozess übernommen. Aber auch die Besuche in unserer Kanzlei verliefen sehr gut und professionell und wir fühlten uns sehr gut aufgehoben.

Wie ging die TÜV-Prüfung vonstatten?

Trotz aller Anspannung, die man vor jeder Prüfung verspürt, verlief die Prüfung seitens des TÜV insgesamt sehr entspannt. Die Gespräche waren sehr gut, und auch die Zusammenarbeit mit den TÜV-Prüfern war sehr angenehm, was uns viel vom anfänglichen Druck genommen hat. Allerdings hatten beide Prüfer ein strenges Auge auf die Umsetzung der Zertifizierungsvorgaben, besonders in Sachen Datenschutz. Hierauf wurde äußerst penibel geachtet.

Wie werden Sie die ISO-Zertifizierung einsetzen?

Neben der bereits erwähnten Zugangsvoraussetzung für die APRAXA werden wir mithilfe des TÜV-Siegels auf unserer Internetseite und unseren Briefbögen darauf hinweisen, dass wir ISO-zertifiziert sind. Darüber hinaus planen wir ein Mandantenrundschreiben, mit dem wir unsere frisch erworbene TÜV-Zertifizierung kommunizieren werden. Erste Erfolge haben wir übrigens schon zu verzeichnen: Obwohl wir offiziell erst seit Mitte Juni das Zertifikat besitzen, wurden uns bereits die ersten Mandanten vermittelt, was uns in unserer Entscheidung mehr als bestätigt. Und das ist erst der Anfang.

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Kostenneutrale Advoware-Lizenz für Azubis von Hülskötter & Partner

Advoware, die KanzleisoftwareAlle Jahre wieder, könnte man sagen. So bietet Hülskötter & Partner nämlich auch für den kommenden Ausbildungszeitraum August 2015 bis Juli 2018 eine vollwertige Azubi-Advoware-Lizenz an.

Hierfür betragen die Lizenzkosten für die gesamte Laufzeit Null Euro, da wir glauben, dass zu einer guten Ausbildung zum Rechtsanwaltsfachangestellten auch das passende Kanzleiprogramm wie Advoware gehört.

Die Advoware-Azubi-Lizenz verbessert die Produktivität von Kanzleien

Diese spezielle Advoware-Lizenz können alle Kanzleien dazu nutzen, den Arbeitsplatzrechner ihrer Auszubildenden mit unserer Kanzleisoftware zu bestücken und damit die Produktivität der Kanzleiabläufe vom ersten Tag an zu verbessern. Das betrifft also unsere Kunden, die bereits mit Advoware arbeiten und demzufolge eine Lizenz unserer Kanzleisoftware erworben haben.

Ihre neuen Azubis können sich übrigens mithilfe unseres brandneuen Onlinevideos mit Advoware vertraut machen, sodass sie relativ schnell erste Arbeiten wie das Anlegen von Akten und andere Aufgaben übernehmen können. Und das an einem Rechner, der den Auszubildenden exklusiv zur Verfügung steht.

Tipp: Das Video steht nur auf  Kanzleirechnern zur Verfügung, die sich für die Advozon Onlineakademie angemeldet haben. Dies geschieht mithilfe der Advozon ComfortCard, auf der sich Ihre ganz persönliche Anmeldenummer befindet.

Rufen Sie uns am besten für Ihre persönliche Azubi-Lizenz an

Wenn Sie also an einer oder mehreren Azubi-Lizenzen interessiert sind, dürfen Sie uns jederzeit unter der Telefonnummer 025 73-93 930 anrufen. Wir freuen uns auf Sie.

Ach ja: Lizenzkosten schlagen zwar nicht zu Buche, die monatlichen Gebühren für Updates und Hotline in Höhe von 18,10 Euro nett allerdings schon. Schließlich wollen wir, dass Advoware regelmäßig weiterentwickelt und verbessert wird. Und Sie doch bestimmt auch.

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So machen Sie Ihre Anwaltskanzlei auf jeden Fall sicherer

Falls Sie weitere Fragen zum Thema „Sichere Anwaltskanzlei“ haben, dürfen Sie uns gerne anrufen (025 73-93 930) oder an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben.

Advozon Kanzlei-IT, das Rechenzentrum für JuristenDem Thema „Sichere Anwaltskanzlei“ kommt schon von Berufswegen eine ganz besondere Bedeutung zu, da Juristen generell mit hochsensiblen Mandantendaten hantieren, die unter keinen Umständen in die falschen Hände geraten dürfen.

Damit dies nicht geschieht, sollte man sich als Betreiber einer Anwaltskanzlei zahlreiche Fragen stellen, die allesamt mit der bestmöglichen Sicherheit innerhalb und außerhalb der anwaltlichen Räume zu tun haben. So wie wir das bei Hülskötter & Partner regelmäßig tun.

Warum Hülskötter & Partner das Thema Sicherheit ernst nimmt

Interview: “Wir nehmen das Thema Datenschutz sehr, sehr ernst!”

Interview: „ IT-Sicherheit kann man nicht kaufen, für die muss man sorgen.“

Doch Datensicherheit ist kein abstraktes Gebilde, nein, es ist eine permanente Herausforderung, der man sich als Anwalt resp. Jurist stellen sollte. Hierbei steht beispielsweise das physikalische Sichern der eigenen und Mandantendaten stets im Vordergrund.

Was Datensicherung mit Datensicherheit und Datenschutz zu tun hat

Interview: “Advozon Datensicherung genügt höchsten Sicherheitsstandards”

Darum sollten Anwaltskanzleien für eine optimale Datensicherheit sorgen

Videotalk: “Anwälte und Kanzleien sollten die Datensicherung sehr ernst nehmen!”

Darüber hinaus ist das Thema Datenschutz in diesem Kontext ganz weit oben angesiedelt, da Anwälte und Juristen rund um die Uhr mit äußerst sensiblen Mandantendaten zu tun haben. Auch dazu finden Sie zahlreiche Hilfestellungen auf diesem Blog.

Auf diese datenschutz-relevanten Aspekte sollten Anwaltskanzleien achten

Experteninterview: „Das Thema Datenschutz betrifft jede Anwaltskanzlei.“

Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten durch Hülskötter & Partner

Interview: “Achten Sie auf einen gut ausgebildeten Datenschutzbeauftragten!”

Für eine ausführliche Betrachtung des Thema Datenschutzes empfehlen wir die folgende Trilogie, in der Sie alles Wissenswerte erfahren.

Fragen und Antworten zum Thema Datenschutz -Teil 1

Fragen und Antworten zum Thema Datenschutz -Teil 2

Fragen und Antworten zum Thema Datenschutz -Teil 3

Doch nicht nur um die Datensicherung und den richtigen Datenschutz sollten sich Anwaltskanzleien kümmern, auch dem Versand von verschlüsselten E-Mails kommt eine immer höhere Bedeutung zu. Auch hierüber haben wir schon geschrieben.

Interview: “E-Mails lassen sich auch ohne Tutanota verschlüsselt empfangen.”

Interview: „Mit Tutanota ist die Verschlüsselung von E-Mails ganz einfach.“ [Upd]

Und falls Sie noch ein bisschen mehr zum Thema Sicherheit wissen wollen, auch das finden Sie hier bei uns. Denn wir blicken regelmäßig über den eigenen Tellerrand, um Sie bestmöglich informieren zu können.

Aufgepasst: Trickbetrüger missbrauchen SEPA-Überweisungsformulare

Warum man als Advoware-Kunde Windows XP Lebewohl sagen sollte

IT-Sicherheits-Know-how: Was Sie über Würmer, Viren und Co. wissen sollten

Falls Sie weitere Fragen zum Thema „Sichere Anwaltskanzlei“ haben, dürfen Sie uns gerne anrufen (025 73-93 930) oder an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben.

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Kanzleisoftware für Juristen: Mit Advoware die täglichen Arbeiten verbessern

Advoware, die KanzleisoftwareFalls Sie Fragen zum Thema Advoware, der Kanzleisoftware für Juristen, haben, dürfen Sie uns gerne anrufen (025 73-93 930) oder an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben.

Hülskötter & Partner ist bereits seit vielen Jahren der größte Vertriebspartner der Advoweb GmbH, deren Software-Lösung Advoware wir vertreiben. Und das mit gutem Gewissen, denn mit dieser Kanzleisoftware können wir unseren Kunden ein Paket schnüren, das sämtliche Belange der täglichen Kanzleiarbeit vollumfänglich abdeckt.

Das hat zum einen mit den sehr umfangreichen Grundfunktionen von Advoware zu tun, aber auch mit der Erweiterbarkeit der Kanzleisoftware.

Sieben gute Gründe, warum Sie eine Kanzlei-Anwendung wie Advoware einsetzen sollten

Advoware im Detail: Das leistet unsere Kanzleisoftware

Advoware: mehr als nur eine Rundum-Sorglos-Lösung

Mit diesen Zusatzmodulen holen Sie mehr aus Advoware heraus

Aber die Advoweb GmbH wäre nicht die Advoweb, wenn sie nicht ständig Advoware noch besser, noch leistungsfähiger und noch besser bedienbar machen wollte. Daher bietet die aktuelle Version der Kanzleisoftware eine Menge nützlicher Funktionen und Verbesserungen.

Videochat: Diese Funktionen bietet Advoware 4

Interview: “Advoware 4 umfasst viele neue, nützliche Funktionen”

Das leistet die Kanzleisoftware Advoware 4 im Detail – Teil 1

Das leistet die Kanzleisoftware Advoware 4 im Detail – Teil 2

Daher ist es nicht erstaunlich, dass immer mehr Anwaltskanzleien zu Advoware wechseln, wie man auch auf diesem Blog nachlesen kann.

Warum der Wechsel auf Advoware ein lohnenswerter Schritt ist

Ein Tag im Leben einer Anwaltskanzlei mit Advoware und Advozon

Der Wechsel zu Advoware lohnt sich immer

Sie sehen also, der Schritt in Richtung Advoware ist naheliegender, als Sie vielleicht vermuten. Falls Sie Fragen zum Thema Advoware haben, dürfen Sie uns gerne anrufen (025 73-93 930) oder an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben. Wir freuen uns auf Sie!

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Warum sich Anwaltskanzleien vom TÜV zertifizieren lassen sollten

TÜV ISO 9001 LogoFalls Sie Fragen zum Thema ISO-Zertifizierung von Anwaltskanzleien haben, dürfen Sie uns gerne anrufen (025 73-93 930) oder an team@huelskoetter.info eine E-Mail schreiben.

Über das Thema ISO-Zertifizierung finden sich auf diesem Blog zahlreiche Informationen, die wir heute in übersichtlicher und kompakter Form für Sie aufbereitet haben.

Um es vorweg zu nehmen: Die Kunden der Matrixzertifizierung fühlen sich von uns und der Firma Advozon Kanzlei Konzept bestens betreut und haben durchaus lobende Worte für den vollständigen Prozess dafür übrig.

“Die QM-Zertifizierung verbessert die Kanzleiorganisation!”

„Gerade für uns als Apraxa-Mitglied ist die QM-Zertifizierung ein sehr wichtiges Werkzeug für die Mandantenakquise!“

“Wir konnten unser Qualitätsmanagement deutlich verbessern.”

„Konzept und Preis-Leistungsgefüge sind sehr empfehlenswert.“

„Die Betreuung durch die Advozon Kanzlei Konzept hat uns sofort überzeugt.“

Doch was hat es mit dieser ISO-Zertifizierung gemäß der Richtlinie DIN EN ISO 9001:2008 genau auf sich? Nun, auch hierzu finden Sie auf dem Advoblog zahlreiche Informationen.

Weiterführende Informationen zur QM-Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001:2008

DIN EN ISO 9001:2008: Lassen Sie sich mit unserer Hilfe zertifizieren, und zwar schnell, effizient, kostengünstig

Die Checkliste der Advozon Kanzlei Konzept sorgt für erfolgreiche Zertifizierungen

Wenn man sich in die erfahrenen Hände der Advozon Kanzlei Konzept begibt, will man natürlich wissen, was das bringt und was Sie als Kanzleibetreiber davon haben. Nun, auch hierüber haben wir uns zahlreiche Gedanken gemacht.

Zufriedene Mandanten und Mitarbeiter, mehr Umsätze, weniger Kosten – was eine QM-Zertifizierung Ihrer Anwaltskanzlei alles bringen kann

Zufriedene Mandanten, Mitarbeiter und Kanzleien – das bringt die QM-Zertifizierung, Teil 2

Die ersten Kanzleien sind TÜV-zertifiziert – und wie sie davon profitieren können

Wenn man dann das begehrte TÜV-Siegel in den Händen hält, stellt sich natürlich die Frage, was man damit anfangen kann. Nun, die Palette reicht vom einfachen Marketing bis hin zur Reduzierung der Berufshaftpflichtbeiträge.

Worauf Sie beim Einsatz des TÜV-Zertifikats zu Werbezwecken achten müssen

Berufshaftpflichtsrabatte dank Matrixzertifizierung

“Senken Sie mit uns Ihre Vermögensschadenshaftpflicht.”

Sie sehen also, es gibt viele gute Gründe, das Qualitätsmanagement der eigenen Anwaltskanzlei zu verbessern und damit in den Genuss einer TÜV-geprüften Zertifizierung zu kommen. Am besten rufen Sie uns noch heute unter 025 73-93 93 0 an oder schreiben uns eine E-Mail an team@huelskoetter.info. Damit wir alle relevanten Fragen besprechen und beantworten können.

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